Giấy tờ Trung Quốc, UAE và Trung Đông: Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự?

Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức áp dụng Công ước Apostille, tạo ra cơ chế rút gọn thủ tục xác thực giấy tờ công với các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước.

Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn rằng mọi giấy tờ từ Trung Quốc, Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất (UAE) hoặc các nước Trung Đông đều phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy trình cũ. Ngược lại, cũng có người cho rằng chỉ cần có chứng nhận Apostille là giấy tờ từ bất kỳ quốc gia nào cũng được sử dụng tại Việt Nam.

Thực tế, tình trạng pháp lý của từng quốc gia hoàn toàn khác nhau.

Trung Quốc đại lục đã áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam từ ngày 11/9/2026, trong khi UAE chưa tham gia Công ước. Tại Trung Đông, một số quốc gia như Ả Rập Xê Út, Oman, Bahrain và Israel đã tham gia, còn Qatar và Kuwait chưa thuộc danh sách thành viên tại thời điểm cập nhật.

Hơn nữa, ngay cả khi giấy tờ được cấp tại quốc gia có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam, việc được miễn hợp pháp hóa lãnh sự còn phụ thuộc vào loại tài liệu và phạm vi Công ước.

Xác định sai hình thức chứng nhận có thể khiến hồ sơ xin giấy phép lao động, đăng ký đầu tư, đăng ký kết hôn hoặc các thủ tục hành chính khác phải bổ sung giấy tờ, kéo dài thời gian xử lý.

Dưới đây là cách phân biệt để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

1. Vì sao có nước dùng Apostille nhưng một số giấy tờ vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Apostille là cơ chế xác thực nguồn gốc giấy tờ công theo Công ước La Hay ngày 05/10/1961, thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống giữa các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước.

Tại Việt Nam, cơ chế này chính thức áp dụng từ ngày 11/9/2026 theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

Tuy nhiên, một quốc gia đã tham gia Công ước không có nghĩa mọi giấy tờ từ quốc gia đó đều đương nhiên được cấp Apostille.

Về nguyên tắc, cần kiểm tra ba yếu tố.

Thứ nhất: Quan hệ áp dụng Công ước.

Một quốc gia đã tham gia Công ước không đồng nghĩa Công ước có hiệu lực trong quan hệ với mọi quốc gia thành viên khác.

Theo Điều 12 Công ước, có cơ chế phản đối việc gia nhập của quốc gia khác.

Ví dụ, Đức, Áo và Cộng hòa Séc đã phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước. Vì vậy, tính đến tháng 10/2026, Công ước chưa có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam với các nước này.

Thứ hai: Phạm vi giấy tờ.

Công ước chủ yếu áp dụng cho giấy tờ công, bao gồm các nhóm tài liệu thuộc phạm vi quy định như giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp, văn bản công chứng và một số xác nhận chính thức.

Tuy nhiên, Công ước loại trừ:

• Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập.

• Một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.

Cần lưu ý rằng không phải tất cả giấy tờ doanh nghiệp đều nằm ngoài phạm vi Apostille.

Ví dụ, tài liệu công chứng liên quan đến hoạt động kinh doanh có thể được xem xét theo tính chất pháp lý của chứng nhận công chứng. Ngược lại, một số giấy tờ hành chính phục vụ trực tiếp hoạt động xuất nhập khẩu có thể thuộc nhóm loại trừ.

Thứ ba: Bản chất pháp lý của tài liệu.

Đối với giấy tờ tư như hợp đồng hoặc giấy ủy quyền do cá nhân tự lập, không nên mặc định có thể xin Apostille trực tiếp trên tài liệu chưa được xác nhận theo hình thức phù hợp.

Tùy quy định của nước cấp, tài liệu có thể cần được công chứng hoặc chứng thực trước khi phần xác nhận chính thức đủ điều kiện được cấp Apostille.

Vì vậy, cần phân biệt rõ giữa giấy tờ công, giấy tờ tư và tài liệu đã được công chứng hoặc chứng thực.

Bạn có thể tham khảo thêm bài Notary, Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau như thế nào? để hiểu rõ các hình thức xác thực.

Căn cứ pháp lý: Nghị định 293/2026/NĐ-CP và Điều 1 Công ước Apostille.

2. Giấy tờ từ Trung Quốc đại lục dùng tại Việt Nam xử lý thế nào?

Trung Quốc đại lục chính thức áp dụng Công ước Apostille từ ngày 07/11/2023.

Đối với Việt Nam, Công ước có hiệu lực trong quan hệ giữa hai nước từ ngày 11/9/2026.

Về nguyên tắc, giấy tờ công do Trung Quốc đại lục cấp, thuộc phạm vi Công ước và có chứng nhận Apostille hợp lệ không phải tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam.

Từ ngày 11/9/2026, Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Thượng Hải đã ngừng tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công của Trung Quốc thuộc phạm vi Công ước Apostille.

Tuy nhiên, việc ngừng tiếp nhận này không áp dụng cho những tài liệu nằm ngoài phạm vi Công ước.

Những giấy tờ Trung Quốc nào vẫn có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Một số trường hợp cần kiểm tra riêng gồm:

• Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.

• Tài liệu không thuộc phạm vi giấy tờ công được cấp Apostille.

• Giấy tờ không được cơ quan có thẩm quyền Trung Quốc cấp Apostille do không đáp ứng điều kiện.

• Những trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định thủ tục xác nhận khác.

Đối với hóa đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ, chứng từ xuất nhập khẩu hoặc hồ sơ doanh nghiệp, không nên tự động kết luận tất cả đều bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự.

Cần xem xét từng loại giấy tờ, cơ quan cấp và yêu cầu của nơi tiếp nhận.

Đặc biệt, giấy tờ do Hong Kong và Macao cấp cần được xử lý theo cơ quan có thẩm quyền tương ứng của từng vùng lãnh thổ.

Không nên gửi hồ sơ Hong Kong hoặc Macao theo quy trình cấp Apostille dành cho Trung Quốc đại lục nếu cơ quan đó không có thẩm quyền.

Đối với giấy tờ thuộc diện Apostille, người nộp có thể liên hệ cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc để xin chứng nhận theo khu vực.

Thông tin chi tiết có thể kiểm tra tại thông báo của Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Thượng Hải.

Ngoài ra, Sài Thành Tourist có bài phân tích riêng về tình trạng Apostille của Canada, Trung Quốc và UAE.

3. Giấy tờ UAE sử dụng tại Việt Nam có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?

Khác với Trung Quốc, UAE chưa là thành viên Công ước Apostille tại thời điểm tháng 10/2026.

Do đó, giấy tờ do UAE cấp không được áp dụng cơ chế miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Công ước Apostille trong quan hệ với Việt Nam.

Về nguyên tắc, giấy tờ UAE sử dụng tại Việt Nam cần được xử lý theo thủ tục chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, pháp luật hoặc quy định có liên quan.

Những tài liệu thường cần kiểm tra gồm:

• Giấy khai sinh.

• Giấy chứng nhận kết hôn.

• Bằng cấp và bảng điểm.

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Giấy ủy quyền.

• Hồ sơ pháp nhân và giấy tờ phục vụ hoạt động đầu tư.

Lỗi thường gặp: Nhầm chứng thực của UAE với Apostille

Bộ Ngoại giao UAE hiện cung cấp dịch vụ chứng thực giấy tờ, bao gồm cả hình thức chứng thực điện tử đối với tài liệu đủ điều kiện.

Tuy nhiên, chứng thực của Bộ Ngoại giao UAE không đồng nghĩa với chứng nhận Apostille theo Công ước La Hay năm 1961.

Đối với giấy tờ UAE sử dụng tại Việt Nam, người nộp cần kiểm tra các bước xác nhận tại cơ quan có thẩm quyền UAE và cơ quan đại diện Việt Nam theo thủ tục áp dụng.

Không nên mặc định một dấu chứng thực nội bộ của UAE sẽ được sử dụng trực tiếp tại Việt Nam mà không cần xem xét thêm yêu cầu pháp lý.

Ngược lại, cũng không nên khẳng định mọi loại giấy tờ UAE đều phải thực hiện một quy trình giống hệt nhau vì còn có các trường hợp được miễn hoặc có cơ chế xử lý riêng.

Có thể tham khảo hướng dẫn chứng thực giấy tờ của Bộ Ngoại giao UAE để tìm hiểu cơ chế chứng thực được UAE công bố.

4. Những nước Trung Đông nào đã áp dụng Apostille với Việt Nam?

Khu vực Trung Đông không có một cơ chế xác thực giấy tờ thống nhất cho tất cả các quốc gia.

Mỗi nước có tình trạng tham gia Công ước Apostille khác nhau.

Bảng tra cứu nhanh giấy tờ Trung Quốc, UAE và Trung Đông

Bảng trên phản ánh tình trạng Công ước tại thời điểm cập nhật, không thay thế việc kiểm tra loại giấy tờ cụ thể.

Đối với UAE, Qatar hoặc Kuwait, người nộp không nên sử dụng một giấy xác thực thông thường và mặc định tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Đối với Ả Rập Xê Út, Oman, Bahrain hoặc Israel, việc là quốc gia thành viên không có nghĩa mọi tài liệu đều đương nhiên được cấp Apostille.

Cần kiểm tra thêm tính chất tài liệu, thẩm quyền cơ quan cấp chứng nhận và yêu cầu tiếp nhận tại Việt Nam.

Nguồn tra cứu chính thức: Bảng tình trạng Công ước Apostille của HCCH.

5. Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 có bị hủy bỏ không?

Nhiều cá nhân và doanh nghiệp lo ngại rằng giấy tờ đã thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trước thời điểm Việt Nam áp dụng Công ước Apostille sẽ không còn giá trị.

Không phải như vậy.

Theo điểm a khoản 2 Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công nước ngoài thuộc trường hợp chuyển tiếp đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam.

Người sử dụng không bắt buộc phải xin Apostille mới chỉ vì cơ chế xác thực giấy tờ thay đổi.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa:

• Giá trị của việc hợp pháp hóa lãnh sự.

• Thời hạn hoặc tình trạng pháp lý của giấy tờ gốc.

• Yêu cầu về độ mới của tài liệu đối với từng thủ tục hành chính.

• Các yêu cầu về bản dịch và công chứng, chứng thực bản dịch.

Ví dụ, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc phiếu lý lịch tư pháp có thể chịu những yêu cầu về thời điểm cấp theo thủ tục cụ thể.

Không có cơ sở để mặc định tất cả các loại giấy tờ này đều áp dụng một thời hạn sáu tháng giống nhau.

Đối với hồ sơ đã nộp trước ngày 11/9/2026 nhưng chưa được giải quyết xong, bạn có thể tìm hiểu thêm bài Hồ sơ lãnh sự trước 11/9 chưa xong: Xử lý Apostille ra sao?.

6. Quy trình xử lý giấy tờ Trung Quốc, UAE và Trung Đông dùng tại Việt Nam

Để hạn chế sai sót, người nộp nên kiểm tra giấy tờ nước ngoài theo bốn bước.

Bước 1: Xác định quốc gia cấp giấy tờ.

Tra cứu tình trạng tham gia Công ước Apostille và quan hệ áp dụng với Việt Nam.

Ví dụ:

• Nếu giấy tờ do UAE hoặc Qatar cấp, cần kiểm tra quy trình chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự.

• Nếu giấy tờ do Trung Quốc đại lục, Oman hoặc Ả Rập Xê Út cấp, tiếp tục xem xét điều kiện cấp Apostille.

Bước 2: Phân loại giấy tờ.

Xác định giấy tờ thuộc nhóm nào:

• Giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền cấp.

• Tài liệu tư.

• Tài liệu đã được công chứng hoặc chứng thực.

• Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại hoặc hải quan.

• Tài liệu được miễn chứng nhận theo quy định riêng.

Không nên chỉ dựa vào tên tài liệu để quyết định thủ tục mà chưa kiểm tra bản chất pháp lý.

Bước 3: Xin chứng nhận phù hợp.

Nếu giấy tờ thuộc phạm vi Apostille và quốc gia cấp có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, người nộp thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille của nước đó.

Nếu giấy tờ không thuộc cơ chế Apostille, cần kiểm tra quy trình chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự hoặc cơ chế miễn áp dụng.

Bước 4: Dịch thuật và công chứng, chứng thực bản dịch.

Theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công nước ngoài đã có Apostille mà không được lập bằng tiếng Việt phải được dịch sang tiếng Việt; bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Đối với tài liệu thực hiện theo cơ chế hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống, cần kiểm tra các yêu cầu về bản dịch tương ứng với thủ tục sử dụng tại Việt Nam.

Lưu ý: Apostille xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh và con dấu trên giấy tờ công. Chứng nhận này không thay thế việc đánh giá nội dung tài liệu hoặc điều kiện của thủ tục hành chính mà người nộp đang thực hiện.

7. Câu hỏi thường gặp

1. Giấy tờ Trung Quốc đại lục còn phải hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam không?

Từ ngày 11/9/2026, giấy tờ công Trung Quốc thuộc phạm vi Công ước và có chứng nhận Apostille hợp lệ không phải tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam.

Những giấy tờ ngoài phạm vi Công ước cần được kiểm tra thủ tục riêng.

2. UAE đã tham gia Công ước Apostille chưa?

Tính đến ngày 27/10/2026, UAE chưa nằm trong danh sách quốc gia thành viên Công ước Apostille của HCCH.

Chứng thực tài liệu do Bộ Ngoại giao UAE thực hiện không đồng nghĩa với Apostille.

3. Giấy tờ UAE dùng tại Việt Nam có bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự không?

Về nguyên tắc, giấy tờ UAE dùng tại Việt Nam cần thực hiện thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp vì UAE chưa tham gia Công ước.

Tuy nhiên, vẫn phải kiểm tra trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc pháp luật có liên quan.

4. Ả Rập Xê Út và Oman có dùng Apostille tại Việt Nam không?

Có. Hai quốc gia này đã tham gia Công ước Apostille và có quan hệ áp dụng với Việt Nam.

Giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước, có Apostille hợp lệ có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam.

5. Bahrain đã áp dụng Apostille với Việt Nam chưa?

Có. Bahrain là thành viên Công ước và có quan hệ áp dụng với Việt Nam.

Giấy tờ công đủ điều kiện được cấp Apostille theo quy định.

6. Giấy tờ Trung Quốc có Apostille có cần dịch sang tiếng Việt không?

Theo Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công nước ngoài có Apostille không lập bằng tiếng Việt phải được dịch sang tiếng Việt; bản dịch cần công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

7. Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 có phải làm lại không?

Không phải làm lại chỉ vì Việt Nam áp dụng Công ước Apostille, nếu giấy tờ thuộc trường hợp chuyển tiếp theo Điều 36.

Giấy tờ vẫn phải đáp ứng yêu cầu của thủ tục sử dụng tại Việt Nam.

8. Làm Apostille giấy tờ Trung Quốc ở đâu?

Người nộp cần liên hệ Bộ Ngoại giao Trung Quốc hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương được trao thẩm quyền cấp Apostille.

Nên kiểm tra cơ quan phụ trách theo nơi cấp và loại giấy tờ trước khi nộp.

9. Giấy tờ công và giấy tờ tư khác nhau thế nào khi xin Apostille?

Giấy tờ công là tài liệu được cấp hoặc xác nhận bởi cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định.

Giấy tờ tư như hợp đồng hoặc giấy ủy quyền do cá nhân tự lập có thể cần thực hiện công chứng hoặc chứng thực phù hợp trước khi xem xét cấp Apostille đối với phần chứng nhận chính thức.

10. Có Apostille rồi có cần visa hoặc giấy phép lao động Việt Nam không?

Có thể vẫn cần.

Apostille chỉ là cơ chế xác thực nguồn gốc giấy tờ công và không thay thế visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú hoặc những điều kiện pháp lý khác.

Sài Thành Tourist hỗ trợ Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự

Thủ tục giấy tờ có yếu tố nước ngoài đòi hỏi phải xác định chính xác quốc gia cấp, loại tài liệu, quan hệ áp dụng Công ước và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam.

Nếu lựa chọn sai hình thức chứng nhận, hồ sơ đăng ký kết hôn, giấy phép lao động, thẻ tạm trú hoặc đăng ký đầu tư có thể phải bổ sung hoặc xử lý lại giấy tờ.

Sài Thành Tourist hỗ trợ khách hàng:

• Kiểm tra tình trạng tham gia và quan hệ áp dụng Công ước Apostille.

• Xác định giấy tờ cần Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

• Rà soát giấy tờ từ Trung Quốc đại lục, UAE và các quốc gia Trung Đông.

• Hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ phù hợp với từng trường hợp.

• Hỗ trợ hồ sơ dân sự, bằng cấp, giấy ủy quyền và hồ sơ doanh nghiệp.

• Tư vấn về dịch thuật và các thủ tục xác nhận giấy tờ liên quan.

Khách hàng có thể tham khảo thêm dịch vụ Apostille tại Sài Thành Tourist.

GIẤY TỜ TRUNG QUỐC, UAE, TRUNG ĐÔNG – CẦN APOSTILLE HAY HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ?

Chưa rõ giấy tờ của bạn cần chứng nhận Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam?

Sài Thành Tourist hỗ trợ kiểm tra quốc gia cấp, loại giấy tờ và tư vấn thủ tục phù hợp, giúp hạn chế những bước thực hiện không cần thiết.

SÀI THÀNH TOURIST

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – DỊCH VỤ – DU LỊCH SÀI THÀNH

Địa chỉ: 84A/8 Trần Hữu Trang, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh.

Hotline/Zalo/WhatsApp: 0917 819 179

Website: https://saithanhtourist.vn/

Cập nhật ngày 27/10/2026. Nội dung được đối chiếu với Công ước Apostille, Nghị định 293/2026/NĐ-CP và thông tin chính thức của cơ quan có thẩm quyền.