Hồ sơ chứng nhận lãnh sự nộp trước 11/9/2026 chưa xong: Có phải làm lại để xin Apostille?

Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức áp dụng Công ước Apostille theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, đánh dấu sự thay đổi lớn trong quy trình xác thực giấy tờ công.

Thay vì phải trải qua quy trình chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam và hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện nước ngoài như trước đây, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước có thể được cấp chứng nhận Apostille để sử dụng tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam.

Tuy nhiên, một vấn đề khiến nhiều người lo lắng là những hồ sơ chứng nhận lãnh sự đã nộp trước ngày 11/9/2026 nhưng chưa nhận được kết quả sẽ được xử lý ra sao. Liệu hồ sơ có bị hủy bỏ, người nộp có phải rút hồ sơ hoặc làm lại từ đầu để xin Apostille?

Theo khoản 1 Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, hồ sơ chứng nhận lãnh sự đối với giấy tờ công Việt Nam đã được tiếp nhận hợp lệ trước ngày 11/9/2026 nhưng chưa có kết quả vẫn tiếp tục được giải quyết theo quy định chuyển tiếp.

Điều này có nghĩa hồ sơ không tự động bị hủy hoặc bắt buộc phải nộp lại chỉ vì Việt Nam áp dụng Công ước Apostille.

Việc hiểu đúng tình trạng pháp lý của hồ sơ hiện tại sẽ giúp người nộp tránh thực hiện những thủ tục không cần thiết, tiết kiệm thời gian và hạn chế phát sinh chi phí.

1. Quy định chuyển tiếp đối với hồ sơ nộp trước ngày 11/9/2026

Theo Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Chính phủ đã thiết lập cơ chế chuyển tiếp nhằm bảo đảm việc giải quyết hồ sơ không bị gián đoạn khi Việt Nam bắt đầu áp dụng Công ước Apostille.

Cụ thể:

• Tiếp tục giải quyết theo quy trình cũ: Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự đối với giấy tờ công Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hợp lệ trước ngày 11/9/2026 nhưng chưa có kết quả vẫn tiếp tục được giải quyết theo quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Quy định này bao gồm cả hồ sơ đang trong quá trình xác minh bổ sung.

• Không tự động chuyển đổi sang Apostille: Hồ sơ đang xử lý không mặc nhiên được chuyển thành hồ sơ cấp chứng nhận Apostille. Người được cấp chứng nhận lãnh sự có quyền đề nghị cấp Apostille đối với giấy tờ công đó nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

• Giá trị của giấy tờ đã hợp pháp hóa trước ngày 11/9/2026: Theo điểm a khoản 2 Điều 36, giấy tờ công của quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam. Cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu làm Apostille lại chỉ vì chuyển sang cơ chế mới.

Đặc biệt, đối với giấy tờ công Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự trước ngày 11/9/2026, điểm b khoản 2 Điều 36 cho phép người được cấp đề nghị cấp Apostille mà không phải xin cấp lại giấy tờ công gốc nếu đáp ứng các điều kiện chuyển tiếp.

Căn cứ pháp lý: Nghị định 293/2026/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

2. Vì sao hồ sơ đã nộp có thể gặp rủi ro nếu giữ nguyên quy trình cũ?

Mặc dù hồ sơ chứng nhận lãnh sự thuộc diện chuyển tiếp vẫn được tiếp tục xử lý, người sử dụng giấy tờ có thể gặp vướng mắc ở bước tiếp theo nếu quốc gia tiếp nhận đã áp dụng Công ước Apostille trong quan hệ với Việt Nam.

Chẳng hạn, đối với các quốc gia như Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc và nhiều nước châu Âu, việc xác thực giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước được thực hiện theo cơ chế Apostille.

Tuy nhiên, cần lưu ý không phải mọi quốc gia thành viên Công ước đều có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam.

Một số tình huống có thể phát sinh:

• Cơ quan đại diện nước ngoài thay đổi thủ tục tiếp nhận: Khi Công ước có hiệu lực giữa Việt Nam và quốc gia liên quan, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước có thể không còn thực hiện bước hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống như trước.

• Hồ sơ gặp vướng mắc ở bước tiếp theo: Người nộp đã nhận chứng nhận lãnh sự của Việt Nam nhưng cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài yêu cầu chứng nhận Apostille theo cơ chế hiện hành.

Trong những trường hợp này, cần kiểm tra yêu cầu tiếp nhận và xem xét thủ tục cấp Apostille phù hợp, thay vì mặc định chứng nhận lãnh sự cũ luôn thay thế được Apostille.

3. Cách chuyển tiếp hồ sơ để không phải làm lại từ đầu

Tùy tình trạng thực tế của hồ sơ, người nộp có thể áp dụng các hướng xử lý dưới đây để hạn chế phát sinh thủ tục không cần thiết.

3.1. Trường hợp hồ sơ đang xử lý tại Bộ Ngoại giao nhưng chưa có kết quả

Bước 1: Kiểm tra quốc gia sử dụng giấy tờ.

Cần xác định quốc gia tiếp nhận có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam hay không.

Nếu quốc gia không có quan hệ áp dụng Công ước, người nộp cần tiếp tục kiểm tra thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự tương ứng.

Không nên chỉ kiểm tra quốc gia đó có phải thành viên Công ước hay không, vì một số quốc gia thành viên vẫn chưa có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam.

Bước 2: Liên hệ cơ quan đang xử lý hồ sơ.

Đối với hồ sơ đang được tiếp nhận tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM, người nộp nên chủ động kiểm tra:

• Tình trạng giải quyết hồ sơ.

• Hồ sơ đã được tiếp nhận hợp lệ hay chưa.

• Thời điểm dự kiến trả kết quả theo thủ tục áp dụng.

• Có cần thực hiện thêm thủ tục cấp Apostille hay không.

Bước 3: Xác định phương án xin Apostille khi cần.

Nếu giấy tờ sẽ sử dụng tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, người nộp có thể hỏi cơ quan tiếp nhận về thủ tục đề nghị cấp Apostille theo quy định.

Không nên tự động rút hồ sơ cũ để nộp lại. Việc rút hoặc thay đổi hồ sơ, nếu có, phải được thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Đối với Apostille điện tử, việc cấp chứng nhận điện tử được thực hiện theo lộ trình vận hành hệ thống do Bộ Ngoại giao công bố. Không nên mặc định mọi hồ sơ đều có thể chuyển đổi và được cấp Apostille điện tử qua VNeID.

3.2. Trường hợp đã nhận kết quả chứng nhận lãnh sự sau ngày 11/9/2026

Nếu người nộp nhận chứng nhận lãnh sự sau ngày 11/9/2026 cho hồ sơ đã được tiếp nhận hợp lệ trước thời điểm này, cần kiểm tra quốc gia dự kiến sử dụng giấy tờ.

• Nếu giấy tờ được sử dụng tại quốc gia không có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam, cần kiểm tra thủ tục chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự đang áp dụng.

• Nếu giấy tờ được sử dụng tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam và thuộc phạm vi Công ước, người được cấp có thể đề nghị chứng nhận Apostille theo quy định.

Không nên mặc định phải xin cấp lại toàn bộ giấy tờ công từ đầu.

Tuy nhiên, cần phân biệt giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự trước ngày 11/9/2026 với giấy tờ mới nhận chứng nhận sau ngày này, vì cơ chế chuyển tiếp được quy định theo từng trường hợp cụ thể.

4. Những trường hợp không được hoặc không cần chuyển sang Apostille

Việc xin chứng nhận Apostille không áp dụng hoặc không bắt buộc đối với một số nhóm hồ sơ dưới đây.

• Quốc gia chưa có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam: Giấy tờ sử dụng tại những quốc gia này cần kiểm tra thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống, trừ trường hợp có quy định miễn riêng.

• Giấy tờ được miễn chứng nhận theo điều ước quốc tế: Nếu giấy tờ thuộc diện được miễn chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế hay quy định pháp luật có liên quan, người sử dụng không phải mặc nhiên xin Apostille.

• Giấy tờ không thuộc phạm vi hoặc không đủ điều kiện cấp Apostille: Một số giấy tờ không thuộc phạm vi Công ước hoặc không đáp ứng điều kiện về nguồn gốc, chữ ký, con dấu và tính hợp lệ theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

Đặc biệt, tại thời điểm tháng 10/2026, Đức, Áo và Cộng hòa Séc đã phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille. Vì vậy, Công ước chưa có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam và ba quốc gia này.

Danh sách quốc gia và tình trạng hiệu lực có thể tra cứu trên website chính thức của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế.

5. Bảng xử lý nhanh tình trạng hồ sơ

Bảng trên dùng để định hướng kiểm tra, không thay thế việc xác định điều kiện pháp lý đối với từng giấy tờ.

Giấy tờ công bằng tiếng Anh có được cấp Apostille ngay không?

Ngôn ngữ của giấy tờ không phải yếu tố duy nhất quyết định việc được cấp Apostille.

Cần xác định giấy tờ có thuộc phạm vi Công ước và có đủ điều kiện cấp chứng nhận hay không.

Đối với giấy tờ công nước ngoài có Apostille được sử dụng tại Việt Nam, việc dịch sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực bản dịch được thực hiện theo quy định áp dụng, bao gồm Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

Ngược lại, khi sử dụng giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài, người nộp cần kiểm tra yêu cầu ngôn ngữ và bản dịch của cơ quan tiếp nhận tại quốc gia đó.

Apostille không tự thay thế mọi yêu cầu về dịch thuật hoặc công chứng.

6. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ chuyển tiếp sang Apostille

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự nộp trước ngày 11/9/2026 chưa xong có phải nộp lại không?

Không phải nộp lại chỉ vì quy định Apostille có hiệu lực, nếu hồ sơ chứng nhận lãnh sự đối với giấy tờ công Việt Nam đã được tiếp nhận hợp lệ trước ngày 11/9/2026 và thuộc khoản 1 Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

Hồ sơ tiếp tục được giải quyết theo quy định chuyển tiếp.

Có được tự động chuyển hồ sơ chứng nhận lãnh sự cũ sang Apostille không?

Không có quy định tự động chuyển toàn bộ hồ sơ chứng nhận lãnh sự cũ sang Apostille.

Người được cấp chứng nhận lãnh sự có quyền đề nghị cấp Apostille đối với giấy tờ công đó theo điều kiện pháp luật quy định.

Giấy tờ đã chứng nhận lãnh sự có phải xin cấp lại bản gốc để làm Apostille không?

Theo điểm b khoản 2 Điều 36, giấy tờ công Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự trước ngày 11/9/2026 có thể được đề nghị cấp Apostille mà không phải xin cấp lại giấy tờ công gốc nếu đáp ứng điều kiện chuyển tiếp.

Giấy tờ nước ngoài đã hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam có phải xin Apostille lại không?

Không phải xin Apostille lại chỉ vì thay đổi cơ chế pháp lý.

Giấy tờ công nước ngoài thuộc trường hợp chuyển tiếp tại điểm a khoản 2 Điều 36 đã được cơ quan Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam.

Có Apostille rồi có cần xin visa không?

Apostille và visa là hai thủ tục khác nhau.

Apostille phục vụ việc xác thực nguồn gốc của giấy tờ công, còn visa liên quan đến điều kiện nhập cảnh hoặc lưu trú.

Việc được cấp Apostille không tự động miễn yêu cầu visa.

Hồ sơ Apostille có được giải quyết ngay trong ngày không?

Không có bảo đảm chung rằng mọi hồ sơ Apostille đều được giải quyết ngay trong ngày.

Thời gian thực tế phụ thuộc thủ tục công bố, việc kiểm tra, đối chiếu và khả năng cần xác minh bổ sung.

Người nộp nên xem thông báo của cơ quan tiếp nhận trước khi thực hiện.

Giấy tờ có Apostille từ trước ngày 11/9/2026 có dùng được tại Việt Nam không?

Có thể được tiếp nhận kể từ khi Công ước có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam và quốc gia cấp Apostille.

Theo khoản 3 Điều 36, chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp trước thời điểm này có thể được tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam nếu đáp ứng điều kiện và không thuộc trường hợp từ chối tiếp nhận quy định tại Điều 26.

Làm Apostille ở đâu tại Việt Nam?

Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền theo quy định của Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

Theo thông báo triển khai từ ngày 11/9/2026, hồ sơ được tiếp nhận tại:

• Cục Lãnh sự, số 40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội.

• Sở Ngoại vụ TP.HCM, số 6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, TP.HCM.

Người nộp cần kiểm tra thời gian tiếp nhận và yêu cầu hồ sơ được công bố tại thời điểm thực hiện.

Nguồn tham khảo: Thông báo tiếp nhận hồ sơ Apostille của Bộ Ngoại giao đăng tại Sở Ngoại vụ TP.HCM.

Có phải mọi giấy tờ Việt Nam đều cần Apostille khi mang ra nước ngoài không?

Không.

Việc cần Apostille phụ thuộc quốc gia tiếp nhận, loại giấy tờ, quan hệ áp dụng Công ước và các cơ chế miễn chứng nhận theo điều ước quốc tế hoặc pháp luật liên quan.

Một số giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước hoặc không đủ điều kiện cấp Apostille.

Giấy tờ đã cấp Apostille có thời hạn sử dụng bao lâu?

Không có một thời hạn sử dụng chung áp dụng cho mọi chứng nhận Apostille.

Cần phân biệt giá trị của chứng nhận với thời hạn, tình trạng pháp lý và yêu cầu về độ mới của giấy tờ gốc tại cơ quan tiếp nhận.

Sài Thành Tourist hỗ trợ hồ sơ chứng nhận lãnh sự và Apostille

Bạn đang gặp vướng mắc với hồ sơ chứng nhận lãnh sự nộp trước ngày 11/9/2026 hoặc cần xác định có phải thực hiện thủ tục cấp Apostille hay không?

Sài Thành Tourist hỗ trợ rà soát tình trạng giấy tờ, đối chiếu quy định chuyển tiếp, xác định quốc gia sử dụng và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Các nội dung hỗ trợ gồm:

• Rà soát hồ sơ chứng nhận lãnh sự đang chờ kết quả.

• Kiểm tra giấy tờ đã được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

• Xác định trường hợp cần Apostille.

• Hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ theo quy định hiện hành.

• Hỗ trợ hồ sơ dân sự, giáo dục, doanh nghiệp và giấy tờ sử dụng ở nước ngoài.

Khách hàng có thể tham khảo thêm chuyên mục Apostille của Sài Thành Tourist để tìm hiểu các nội dung liên quan.

SÀI THÀNH TOURIST

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – DỊCH VỤ – DU LỊCH SÀI THÀNH

Địa chỉ: 84A/8 Trần Hữu Trang, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh.

Hotline/Zalo/WhatsApp: 0917 819 179

Website: https://saithanhtourist.vn/

Liên hệ Sài Thành Tourist để được hỗ trợ rà soát hồ sơ chứng nhận lãnh sự và xác định hướng xử lý phù hợp, tránh thực hiện lại những thủ tục không cần thiết.

Nội dung được rà soát theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP và thông báo chính thức về Apostille, ngày 24/10/2026.