Hồ sơ mở công ty vốn nước ngoài tại Việt Nam: Giấy tờ pháp nhân nào bắt buộc đổi từ hợp pháp hóa lãnh sự sang Apostille

1. Từ 11/09/2026, hồ sơ công ty vốn nước ngoài thay đổi thế nào?

Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam. Đối với giấy tờ công được lập tại quốc gia thành viên mà Công ước có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam, Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước đây.

Đây là thay đổi rất lớn đối với hồ sơ nhà đầu tư nước ngoài thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam. Trước đây, một giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nước ngoài thường phải trải qua chuỗi: Cơ quan có thẩm quyền nước ngoài → cơ quan ngoại giao nước ngoài → Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam → dịch sang tiếng Việt.

Từ 11/09/2026, nếu giấy tờ đáp ứng điều kiện Công ước: Cơ quan có thẩm quyền nước ngoài → Apostille → dịch sang tiếng Việt.

Không cần tiếp tục đưa giấy đã có Apostille hợp lệ tới cơ quan đại diện Việt Nam để hợp pháp hóa lần nữa. Bộ Ngoại giao Việt Nam xác nhận giấy tờ công có Apostille hợp lệ thuộc phạm vi Công ước được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục chứng nhận. Tuy nhiên, không phải cứ hồ sơ có vốn nước ngoài là toàn bộ giấy tờ đều chuyển sang Apostille. Cần phân loại từng tài liệu.

2. “Bắt buộc đổi sang Apostille” phải hiểu thế nào cho đúng?

Cụm từ này nên hiểu là: Nếu trước đây một giấy tờ công phải hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam, nhưng nay giấy đó thuộc phạm vi Công ước và được cấp tại quốc gia có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam, thì cơ chế xác nhận được chuyển sang Apostille.

Không phải: “Mọi giấy tờ doanh nghiệp nước ngoài từ 11/09/2026 đều phải Apostille.”

Muốn xác định một tài liệu có chuyển sang Apostille hay không, phải kiểm tra đủ 4 điều kiện:

• Giấy được cấp tại quốc gia nào?

• Quốc gia đó có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam chưa?

• Tài liệu có phải giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước không?

• Apostille có được đúng cơ quan có thẩm quyền của nước cấp phát hành không?

Chỉ khi đủ các điều kiện trên, Apostille mới thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Giấy tờ pháp lý của tổ chức nước ngoài vẫn là tài liệu cốt lõi

Theo hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp hiện hành, nếu thành viên hoặc cổ đông là tổ chức nước ngoài, hồ sơ phải có giấy tờ pháp lý của tổ chức. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp vẫn thể hiện yêu cầu bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Từ 11/09/2026, yêu cầu xác nhận nguồn gốc của giấy tờ này cần được đọc cùng với Công ước Apostille và Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Nghị định 293/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 11/09/2026, hướng dẫn Việt Nam thực thi Công ước Apostille.

Vì vậy: Giấy pháp lý của tổ chức nước ngoài vẫn phải được xác thực theo đúng quy định.

Nhưng cách xác thực có thể là:

• Apostille, nếu đủ điều kiện Công ước; hoặc

• hợp pháp hóa lãnh sự, nếu Công ước không áp dụng.

Đây là điểm bộ phận pháp chế và đơn vị tư vấn cần cập nhật.

4. Giấy chứng nhận thành lập công ty: nhóm cần kiểm tra Apostille đầu tiên

Một trong những giấy quan trọng nhất của nhà đầu tư tổ chức là:

• giấy chứng nhận thành lập;

• giấy chứng nhận đăng ký công ty;

• giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân;

• tài liệu tương đương xác nhận doanh nghiệp được thành lập hợp pháp.

Nếu tài liệu được cơ quan đăng ký doanh nghiệp hoặc cơ quan hành chính nhà nước của nước sở tại cấp, đây thường là giấy tờ công.

Công ước Apostille áp dụng đối với các nhóm giấy tờ công như:

• giấy của cơ quan tư pháp;

• giấy tờ hành chính;

• văn bản công chứng;

• chứng nhận chính thức đặt trên tài liệu do cá nhân hoặc tổ chức tư lập.

Bộ Ngoại giao Việt Nam cũng trực tiếp nêu đăng ký doanh nghiệp trong nhóm giấy tờ doanh nghiệp thường thuộc phạm vi Apostille.

Do đó, nếu công ty mẹ được thành lập tại một quốc gia đang áp dụng Công ước với Việt Nam, giấy chứng nhận thành lập là tài liệu đầu tiên nên kiểm tra để chuyển từ hợp pháp hóa lãnh sự sang Apostille.

5. Giấy đăng ký doanh nghiệp nước ngoài có phải Apostille không?

Trong phần lớn trường hợp, nếu giấy đăng ký doanh nghiệp:

• được cơ quan đăng ký nhà nước cấp;

• là giấy chính thức;

• dùng để chứng minh tư cách pháp lý của nhà đầu tư;

thì đây là loại tài liệu rất phù hợp với cơ chế Apostille.

Ví dụ: Một công ty Canada đầu tư thành lập công ty tại Việt Nam. Nếu giấy đăng ký pháp nhân Canada:

• là giấy tờ công theo pháp luật Canada;

• được cơ quan có thẩm quyền Canada Apostille;

• Công ước đang có hiệu lực giữa Canada và Việt Nam;

thì tài liệu đó sử dụng Apostille thay cho chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự.

Không cần: Apostille Canada → tiếp tục mang tới cơ quan đại diện Việt Nam xin hợp pháp hóa. Apostille đã thay thế bước này trong phạm vi Công ước.

6. Trích lục đăng ký doanh nghiệp có thể dùng Apostille không?

Có thể. Không phải quốc gia nào cũng cấp một tờ giấy có tên giống “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp” của Việt Nam. Nhiều hệ thống cung cấp:

• trích lục đăng ký pháp nhân;

• hồ sơ công ty chính thức;

• bản xác nhận đăng ký;

• tài liệu tra cứu pháp nhân có xác nhận;

• chứng nhận thông tin doanh nghiệp.

Nếu tài liệu do cơ quan đăng ký có thẩm quyền cấp và được coi là giấy tờ công tại nước cấp, nó có thể được Apostille. Tài liệu này đặc biệt hữu ích khi cần chứng minh:

• tên pháp nhân;

• số đăng ký;

• ngày thành lập;

• địa chỉ;

• tình trạng hoạt động;

• người có thẩm quyền đại diện.

Điều quan trọng không phải tên giấy giống Việt Nam hay không.

Quan trọng là: Ai cấp giấy và pháp luật nước cấp xem giấy đó là loại tài liệu gì?

Theo hướng dẫn của HCCH, tính chất “giấy tờ công” được xác định theo pháp luật của nước nơi giấy tờ được lập, không phải theo cách gọi của nước tiếp nhận.

7. Giấy xác nhận công ty đang hoạt động có thể Apostille không?

Có thể, nếu giấy này do:

• cơ quan đăng ký doanh nghiệp;

• cơ quan nhà nước;

• cơ quan hành chính có thẩm quyền;

cấp. Tài liệu dạng này thường nhằm chứng minh doanh nghiệp:

• vẫn đang tồn tại;

• chưa giải thể;

• chưa bị xóa tên;

• đang ở trạng thái hoạt động hợp pháp.

Ví dụ công ty được thành lập từ năm 2008 nhưng đầu tư vào Việt Nam năm 2026. Ngoài giấy thành lập cũ, hồ sơ có thể sử dụng thêm giấy xác nhận tình trạng pháp nhân hiện tại. Nếu tài liệu này thuộc giấy tờ công tại nước cấp và Công ước áp dụng với Việt Nam, có thể sử dụng Apostille.

8. Giấy thay đổi tên, địa chỉ hoặc người đại diện của công ty thì sao?

Bộ Ngoại giao Việt Nam liệt kê cả thay đổi thông tin doanh nghiệp trong nhóm giấy tờ doanh nghiệp thường có thể thuộc phạm vi Apostille.

Ví dụ: Giấy thành lập năm 2019 ghi: ABC Holdings Ltd. Nhưng năm 2025 công ty đã đổi thành: ABC Global Holdings Ltd.

Nếu hồ sơ mở công ty tại Việt Nam năm 2026 sử dụng giấy cũ mà không chứng minh quá trình thay đổi tên, cơ quan xử lý có thể khó xác định hai pháp nhân có phải một hay không. Khi đó, giấy xác nhận đổi tên do cơ quan đăng ký doanh nghiệp nước ngoài cấp có thể cần được Apostille.

Tương tự với:

• đổi địa chỉ;

• sáp nhập;

• chuyển đổi loại hình;

• thay đổi số đăng ký;

• thay đổi thông tin pháp lý quan trọng.

9. Điều lệ công ty có bắt buộc Apostille không?

Không nên mặc định. Điều lệ khác giấy đăng ký doanh nghiệp. Nếu điều lệ chỉ là:

• tài liệu nội bộ của công ty;

• do cổ đông ký;

• do hội đồng quản trị thông qua;

• không có xác nhận của cơ quan công;

thì bản thân điều lệ có thể là tài liệu tư.

HCCH xác định Công ước không cho phép cơ quan cấp Apostille trực tiếp cho một tài liệu không phải giấy tờ công theo pháp luật nước cấp. Tuy nhiên, tài liệu tư có thể được công chứng hoặc đặt một chứng nhận chính thức lên trên; khi đó Apostille có thể được cấp cho phần chứng nhận công chứng/chính thức.

Ví dụ: Điều lệ công ty tự lập → công chứng bản sao/chữ ký → Apostille chứng nhận công chứng. Khác với: Giấy đăng ký doanh nghiệp do cơ quan nhà nước cấp → Apostille trực tiếp, nếu pháp luật nước cấp cho phép.

10. Quyết định đầu tư vào Việt Nam có Apostille trực tiếp không?

Không nên mặc định. Ví dụ hội đồng quản trị công ty mẹ ban hành quyết định: Thành lập công ty tại Việt Nam với vốn đầu tư 1 triệu USD.

Đây thường là quyết định nội bộ của doanh nghiệp. Bản thân nó chưa chắc là giấy tờ công. Tùy nước cấp, có thể phải:

• người có thẩm quyền ký;

• chữ ký được công chứng;

• công chứng viên xác nhận;

• Apostille phần công chứng.

Điểm quan trọng là: Apostille xác nhận phần công chứng, không xác nhận rằng quyết định đầu tư 1 triệu USD là đúng hoặc công ty thực sự có đủ tiền. Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc chữ ký, tư cách người ký hoặc con dấu thuộc phạm vi chứng nhận.

11. Giấy ủy quyền của công ty mẹ có phải Apostille không?

Giấy ủy quyền là tài liệu rất thường gặp khi:

• công ty mẹ ở nước ngoài;

• người đại diện không trực tiếp sang Việt Nam;

• ủy quyền cho luật sư;

• ủy quyền cho nhân viên;

• ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện hồ sơ.

Bộ Ngoại giao Việt Nam liệt kê giấy ủy quyền và hồ sơ pháp lý được cơ quan có thẩm quyền hoặc công chứng viên chứng nhận trong nhóm tài liệu doanh nghiệp có thể áp dụng Apostille.

Điểm cần chú ý nằm ở cụm: “được cơ quan có thẩm quyền hoặc công chứng viên chứng nhận.” Một giấy ủy quyền công ty tự ký chưa chắc Apostille trực tiếp được.

Quy trình thường có thể là: Công ty ký → công chứng/xác nhận chữ ký → Apostille.

12. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền có phải Apostille không?

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hiện hành đối với tổ chức là thành viên hoặc cổ đông có thể bao gồm:

• giấy tờ pháp lý của tổ chức;

• văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;

• giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền.

Văn bản cử đại diện thường do chính doanh nghiệp nước ngoài ban hành. Do đó, về bản chất nó có thể là tài liệu tư. Trước khi Apostille cần kiểm tra:

• ai ký;

• người ký có thẩm quyền không;

• có cần công chứng chữ ký không;

• cần chứng nhận tư cách người ký không;

• cơ quan Apostille nước đó xử lý loại tài liệu này theo tuyến nào.

Không nên lấy quy trình của giấy đăng ký doanh nghiệp áp nguyên xi cho văn bản cử người đại diện.

13. Hộ chiếu của giám đốc hoặc người đại diện có phải Apostille không?

Không nên tự động Apostille.

Hồ sơ mở công ty nước ngoài thường có nhiều giấy tờ cá nhân như:

• hộ chiếu nhà đầu tư;

• hộ chiếu người đại diện theo pháp luật;

• hộ chiếu người đại diện theo ủy quyền.

Nhưng đây không đồng nghĩa tất cả đều phải Apostille. Cần đọc đúng yêu cầu về:

• bản sao;

• chứng thực;

• giấy tờ pháp lý của cá nhân;

• trường hợp nộp hồ sơ cụ thể.

Yêu cầu nổi bật về xác nhận đối với nhà đầu tư tổ chức nằm ở giấy tờ pháp lý của tổ chức nước ngoài. Không nên xây một quy trình nội bộ kiểu: “Giấy nước ngoài nào cũng đem Apostille.”

14. Báo cáo tài chính có phải giấy tờ pháp nhân không?

Không. Báo cáo tài chính thuộc nhóm chứng minh năng lực tài chính của nhà đầu tư, không phải tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân.

Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện liệt kê các tài liệu có thể dùng để chứng minh năng lực tài chính gồm:

• báo cáo tài chính 2 năm gần nhất;

• cam kết hỗ trợ tài chính của công ty mẹ;

• cam kết hỗ trợ của tổ chức tài chính;

• bảo lãnh về năng lực tài chính;

• tài liệu khác chứng minh năng lực tài chính.

Do đó, không nên gom: Giấy thành lập + điều lệ + báo cáo tài chính + xác nhận ngân hàng rồi đưa tất cả đi Apostille giống nhau. Mỗi tài liệu có một chức năng pháp lý khác nhau.

15. Báo cáo tài chính có cần Apostille không?

Không thể trả lời chung “có” cho mọi trường hợp. Cần xem:

• báo cáo do ai lập;

• có kiểm toán không;

• kiểm toán viên thuộc khu vực công hay tư;

• có chứng nhận công chứng không;

• pháp luật nước cấp xem tài liệu cuối cùng như thế nào;

• cơ quan Việt Nam tiếp nhận hồ sơ yêu cầu dạng gì.

Nếu báo cáo chỉ là tài liệu nội bộ của doanh nghiệp, nó không tự động trở thành giấy tờ công. Nếu cần Apostille, có thể phải thông qua:

• công chứng;

• chứng nhận chữ ký;

• chứng nhận kiểm toán;

• một thủ tục xác nhận khác;

trước khi Apostille.

16. Xác nhận ngân hàng có phải Apostille không?

Không nên mặc định. Giấy xác nhận số dư hoặc thư ngân hàng nhằm chứng minh năng lực tài chính. Nó không phải giấy xác nhận tư cách pháp nhân của công ty mẹ.

Trước khi yêu cầu Apostille cần kiểm tra:

• có thực sự cần dùng giấy ngân hàng hay không;

• báo cáo tài chính đã đủ chưa;

• ngân hàng phát hành giấy dưới hình thức nào;

• có cần công chứng trước không;

• cơ quan Apostille có nhận loại giấy đó không.

Một lỗi thường gặp là nhà đầu tư gửi toàn bộ hồ sơ tài chính đi Apostille, trong khi cuối cùng chỉ cần một hoặc hai tài liệu.

17. Nhóm giấy tờ nào chuyển rõ nhất sang Apostille?

Có thể chia như sau:

Loại giấy	Hướng xử lý sau 11/09/2026
Giấy chứng nhận thành lập	Kiểm tra Apostille trước
Giấy đăng ký doanh nghiệp	Kiểm tra Apostille trước
Trích lục đăng ký pháp nhân	Có thể Apostille
Giấy xác nhận tình trạng hoạt động	Có thể Apostille
Giấy xác nhận thay đổi tên/địa chỉ	Có thể Apostille
Văn bản công chứng	Có thể Apostille
Giấy ủy quyền đã được công chứng	Có thể Apostille phần công chứng
Điều lệ nội bộ	Không mặc định Apostille trực tiếp
Nghị quyết/Quyết định đầu tư	Có thể cần công chứng trước
Văn bản cử đại diện	Có thể cần công chứng/xác nhận
Báo cáo tài chính	Kiểm tra riêng
Xác nhận ngân hàng	Kiểm tra riêng

Bộ Ngoại giao Việt Nam xác nhận các tài liệu doanh nghiệp thường gặp thuộc phạm vi gồm đăng ký doanh nghiệp, thay đổi thông tin doanh nghiệp, văn bản công chứng và giấy ủy quyền/hồ sơ pháp lý đã được chứng nhận.

18. Có phải tài liệu nào liên quan tới thương mại cũng không được Apostille?

Không. Đây là một nhầm lẫn khác. Công ước loại trừ: Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan. Nhưng không được hiểu thành:“Tài liệu của doanh nghiệp = tài liệu thương mại = không Apostille.”

Giấy đăng ký doanh nghiệp là tài liệu về tư cách pháp nhân và được Bộ Ngoại giao Việt Nam nêu rõ trong nhóm tài liệu doanh nghiệp thường thuộc phạm vi Apostille.

Nhóm cần cẩn trọng hơn thường là các tài liệu trực tiếp về:

• xuất nhập khẩu;

• hải quan;

• một số chứng nhận thương mại hành chính;

• chứng từ thuộc phạm vi loại trừ của Công ước.

Phải phân loại đúng từng giấy.

19. Khi nào giấy tờ vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Theo thông báo chính thức hiện hành, vẫn tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với:

• Giấy do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập.

• Giấy hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.

• Giấy được cấp tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà Công ước không có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam.

• Giấy do quốc gia chưa phải thành viên Công ước cấp.

Đây là lý do không được coi Apostille đã xóa bỏ hoàn toàn hợp pháp hóa lãnh sự.

Bộ Ngoại giao Việt Nam cũng nhấn mạnh: Apostille chỉ thay thế hợp pháp hóa lãnh sự trong phạm vi Công ước và trong quan hệ giữa các quốc gia mà Công ước đang có hiệu lực.

20. Công ty Đức, Áo, Cộng hòa Séc hiện xử lý thế nào?

Tính đến ngày 02/10/2026, cần đặc biệt lưu ý ba quốc gia:

• Đức;

• Áo;

• Cộng hòa Séc.

HCCH ghi nhận cả ba đã phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước.

Bộ Ngoại giao Việt Nam cũng liệt kê giấy tờ của ba quốc gia này trong nhóm hiện vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự do Công ước chưa có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam.

Ví dụ: Công ty Đức cung cấp giấy đăng ký doanh nghiệp có Apostille Đức. Không nên kết luận: “Đức là nước Apostille nên giấy này chắc chắn dùng thẳng tại Việt Nam.” Hiện tại Apostille Đức không thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trong quan hệ Đức – Việt Nam.

21. Quốc gia chưa là thành viên Công ước thì xử lý ra sao?

Nếu nước cấp giấy chưa phải thành viên Công ước, giấy sử dụng tại Việt Nam về nguyên tắc vẫn đi theo tuyến chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp có điều ước hoặc cơ chế miễn khác.

Không phải: Apostille → hợp pháp hóa lãnh sự.

Mà là: Không áp dụng Apostille → đi theo tuyến hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp.

Bộ Ngoại giao Việt Nam xác nhận các quốc gia không phải thành viên vẫn thuộc nhóm tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự.

22. Có trường hợp vừa Apostille vừa hợp pháp hóa lãnh sự không?

Có, nhưng cần hiểu đúng. Trên cùng một giấy

Thông thường là: Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

Nếu giấy thuộc Công ước và Apostille hợp lệ thì không tiếp tục hợp pháp hóa. Trong cùng một bộ hồ sơ

Hoàn toàn có thể xuất hiện: 

• Giấy đăng ký doanh nghiệp → Apostille.
• Trích lục pháp nhân → Apostille.
• Giấy ủy quyền → công chứng + Apostille.
• Một giấy hành chính trực tiếp liên quan đến thương mại/hải quan → hợp pháp hóa lãnh sự.

Đó mới là trường hợp hai cơ chế tồn tại song song trong cùng một hồ sơ.

23. Công ty Trung Quốc thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam xử lý thế nào?

Trung Quốc đã áp dụng Công ước Apostille và từ ngày 11/09/2026, cơ quan đại diện Việt Nam tại Trung Quốc ngừng tiếp nhận hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công Trung Quốc thuộc phạm vi Công ước.

Ví dụ:

• giấy đăng ký doanh nghiệp Trung Quốc;

• giấy xác nhận thay đổi thông tin;

• tài liệu công chứng thuộc phạm vi;

nếu đã có Apostille hợp lệ, có thể sử dụng tại Việt Nam mà không phải tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Nếu giấy không bằng tiếng Việt, vẫn phải có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

24. Công ty Canada mở công ty tại Việt Nam cần làm gì?

Với giấy pháp nhân Canada, trước tiên xác định:

• tỉnh hoặc cơ quan nào cấp giấy;

• loại tài liệu;

• cơ quan Apostille có thẩm quyền;

• giấy có thuộc phạm vi Công ước không.

Không nên gom tất cả tài liệu rồi Apostille hàng loạt.

Ví dụ một bộ gồm:

• Giấy chứng nhận thành lập → kiểm tra Apostille trực tiếp.
• Trích lục pháp nhân → kiểm tra Apostille.
• Điều lệ → kiểm tra xem là bản chính thức hay tài liệu nội bộ.
• Quyết định đầu tư → có thể cần công chứng trước.
• Giấy ủy quyền → có thể cần xác nhận/công chứng trước.
• Báo cáo tài chính→ kiểm tra riêng.

Cùng một công ty nhưng sáu giấy có thể đi theo ba quy trình khác nhau.

25. Apostille có thay thế bản dịch tiếng Việt không?

Không. Bộ Ngoại giao quy định nếu giấy đã có Apostille hợp lệ nhưng không được lập bằng tiếng Việt thì vẫn phải có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam.

Do đó, quy trình thường là: Giấy gốc → Apostille → dịch giấy + phần Apostille → công chứng/chứng thực bản dịch.

Không nên chỉ dịch giấy đăng ký doanh nghiệp mà bỏ trang Apostille. Cơ quan tiếp nhận cần đọc được cả phần chứng nhận.

26. Apostille xác nhận điều gì và không xác nhận điều gì?

Apostille xác nhận:

• tính xác thực của chữ ký;

• chức danh hoặc tư cách của người ký;

• con dấu hoặc dấu trên giấy.

Apostille không xác nhận nội dung của tài liệu.

Ví dụ: Một giấy xác nhận công ty đang hoạt động được Apostille.

Apostille không xác nhận:

• công ty đủ năng lực đầu tư 10 triệu USD;

• dự án tại Việt Nam khả thi;

• ngành nghề được phép đầu tư;

• nguồn tiền đầu tư hợp pháp.

Những vấn đề này vẫn do cơ quan đăng ký đầu tư hoặc đăng ký doanh nghiệp đánh giá theo hồ sơ chuyên ngành.

27. Tài liệu chứng minh năng lực tài chính phải tách khỏi giấy pháp nhân

Đây là lỗi rất thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ nhà đầu tư tổ chức.

Giấy pháp nhân trả lời: “Công ty này là ai?”

Tài liệu tài chính trả lời: “Công ty này có khả năng thực hiện dự án không?”

Cổng Dịch vụ công hiện cho phép sử dụng một hoặc nhiều loại tài liệu chứng minh năng lực tài chính như:

• báo cáo tài chính 2 năm gần nhất;

• cam kết hỗ trợ của công ty mẹ;

• cam kết hỗ trợ của tổ chức tài chính;

• bảo lãnh;

• tài liệu khác chứng minh năng lực.

Không nên áp quy trình Apostille của giấy đăng ký pháp nhân cho tất cả giấy tài chính.

28. Quy trình 7 bước dành cho hồ sơ nhà đầu tư tổ chức

Bước 1: Xác định nơi pháp nhân được thành lập. Không căn cứ vào quốc tịch giám đốc. Ví dụ giám đốc là người Mỹ nhưng công ty đăng ký tại Singapore thì phải kiểm tra giấy theo Singapore.

Bước 2: Kiểm tra quan hệ Apostille với Việt Nam. Không chỉ hỏi: “Nước đó có phải thành viên không?” Phải hỏi:“Công ước có hiệu lực giữa nước đó và Việt Nam tại thời điểm này chưa?”

Bước 3: Lập danh sách tài liệu Tách thành:

• giấy pháp nhân;

• quyết định nội bộ;

• giấy ủy quyền;

• người đại diện;

• tài chính;

• dự án đầu tư.

Bước 4: Phân loại giấy công hay giấy tư. Đây là bước quyết định có thể Apostille trực tiếp hay phải công chứng trước.

Bước 5: Chọn Apostille hoặc hợp pháp hóa. Không thực hiện cả hai một cách máy móc.

Bước 6: Dịch sang tiếng Việt. Dịch sau khi bộ giấy xác nhận đã hoàn chỉnh.

Bước 7: Đối chiếu lại hồ sơ đầu tư và đăng ký doanh nghiệp. Không Apostille giấy không thực sự cần.

29. Câu hỏi thường gặp

 

Câu 1: Tôi là người nước ngoài muốn dùng tiền cá nhân để mở công ty tại Việt Nam, tôi có cần cung cấp Giấy phép kinh doanh ở nước ngoài không?

Không cần. Nếu bạn đầu tư với tư cách cá nhân (Nhà đầu tư cá nhân), bộ hồ sơ đơn giản hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần nộp Hộ chiếu photo (đã được Hợp pháp hóa lãnh sự), Xác nhận số dư tài khoản ngân hàng cá nhân chứng minh đủ tiền góp vốn, và Hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở công ty tại Việt Nam.

Câu 2: Công ty mẹ tại Singapore đã làm xong báo cáo tài chính năm ngoái, nhưng dài tới 200 trang. Tôi có phải dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự toàn bộ 200 trang này không?

Bạn không bắt buộc phải dịch toàn bộ. Sở Kế hoạch và Đầu tư chỉ cần kiểm tra các thông số tài chính cốt lõi. Bạn có thể làm thủ tục Trích lục Báo cáo tài chính, chỉ dịch thuật và hợp pháp hóa các trang chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và trang có chữ ký của đơn vị kiểm toán độc lập. Việc này giúp tiết kiệm hàng chục triệu đồng chi phí dịch thuật.

Câu 3: Công ty FDI sau khi có Giấy phép kinh doanh (ERC) thì có thể nhận tiền vốn điều lệ bằng tiền mặt từ nhà đầu tư nước ngoài mang sang Việt Nam không?

Nghiêm cấm tuyệt đối. Luật Quản lý ngoại hối yêu cầu mọi hoạt động góp vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài phải được thực hiện thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng. Nhà đầu tư phải chuyển tiền từ tài khoản nước ngoài vào Tài khoản vốn đầu tư trực tiếp (DICA) bằng ngoại tệ hoặc VND của chính công ty FDI vừa được thành lập tại Việt Nam.

Câu 4: Hợp đồng thuê mặt bằng để mở công ty FDI có cần phải ra phòng công chứng để xác thực chữ ký của chủ nhà không?

Luật Kinh doanh bất động sản hiện hành không bắt buộc hợp đồng thuê nhà để làm trụ sở công ty phải công chứng. Tuy nhiên, Sở Kế hoạch và Đầu tư yêu cầu bạn phải cung cấp được bản sao y công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ hồng/Sổ đỏ) của chủ nhà có chức năng sử dụng đất ở kết hợp thương mại dịch vụ, hoặc Giấy phép xây dựng tòa nhà văn phòng để chứng minh địa điểm kinh doanh là hợp pháp.

Câu 5: Nhà đầu tư nước ngoài có được làm Giám đốc (Người đại diện pháp luật) của công ty FDI ngay từ khi mới thành lập không?

Hoàn toàn hợp lệ. Một công ty FDI có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Người nước ngoài có thể trực tiếp đứng tên Giám đốc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu người này dự kiến làm việc thường xuyên tại Việt Nam, họ phải thực hiện thêm thủ tục xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit) ngay sau khi công ty được cấp phép hoạt động.

Sài Thành Tourist hỗ trợ rà soát và xử lý giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam, gồm:

• giấy chứng nhận thành lập;

• giấy đăng ký doanh nghiệp;

• trích lục pháp nhân;

• giấy xác nhận tình trạng hoạt động;

• điều lệ;

• quyết định đầu tư;

• giấy ủy quyền;

• văn bản cử người đại diện;

• Apostille;

• hợp pháp hóa lãnh sự;

• dịch thuật và chứng thực.

Địa chỉ: 84A/8 Trần Hữu Trang, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0917 819 179