Giấy tờ công ty tại quốc gia chưa áp dụng Apostille: Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Giấy tờ công ty đã được cấp chứng nhận Apostille có thể sử dụng tại quốc gia chưa tham gia Công ước La Hay năm 1961 hay không? Đây là vấn đề doanh nghiệp cần xác định khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty ở nước ngoài, mở chi nhánh, góp vốn đầu tư hoặc thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế.

Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam, giúp đơn giản hóa việc xác thực giấy tờ công giữa các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước.

Tuy nhiên, Apostille không tự động thay thế hợp pháp hóa lãnh sự tại mọi quốc gia. Những nước chưa tham gia Công ước, nước chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam hoặc giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước vẫn có thể phải thực hiện thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Đối với hồ sơ doanh nghiệp sử dụng tại nhiều quốc gia, có trường hợp cần chuẩn bị các bộ giấy tờ theo cả hai cơ chế. Điều này không đồng nghĩa từng giấy tờ đều bắt buộc phải có cả Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự.

Việc xác định đúng quốc gia tiếp nhận, loại tài liệu và mục đích sử dụng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, thực hiện lại thủ tục hoặc chậm tiến độ giao dịch.

1. Quy định Apostille tại Việt Nam có gì thay đổi từ ngày 11/09/2026?

Ngày 31/12/2025, Việt Nam nộp văn kiện gia nhập Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài.

Công ước chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/09/2026.

Chính phủ cũng ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/07/2026, có hiệu lực cùng ngày, hướng dẫn việc cấp và tiếp nhận chứng nhận Apostille.

Theo cơ chế này, giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi Công ước có thể được cấp Apostille để sử dụng tại quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam.

Ngược lại, giấy tờ công từ các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam có thể được tiếp nhận theo cơ chế Apostille mà không phải thực hiện thêm hợp pháp hóa lãnh sự chỉ để xác thực chữ ký, chức danh và con dấu.

Tuy nhiên, quy định mới không đồng nghĩa với việc mọi giấy tờ nước ngoài đều được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Theo danh sách Bộ Ngoại giao công bố ngày 11/09/2026, tại thời điểm đó có 125 quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam.

Những trường hợp chưa có quan hệ áp dụng vẫn phải xem xét cơ chế chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống, trừ khi được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định pháp luật liên quan.

Doanh nghiệp có thể kiểm tra danh sách trên thông báo chính thức của Bộ Ngoại giao đăng tại Sở Ngoại vụ TP.HCM.

2. Giấy tờ công ty nào thuộc phạm vi Apostille?

Đối với doanh nghiệp, điều quan trọng không chỉ là quốc gia cấp giấy tờ có tham gia Công ước hay không mà còn là bản chất pháp lý của tài liệu.

Công ước Apostille áp dụng đối với giấy tờ công, bao gồm một số loại giấy tờ hành chính, văn bản công chứng và chứng nhận chính thức trên giấy tờ do cá nhân hoặc tổ chức tư nhân lập.

Giấy tờ doanh nghiệp có thể được cấp Apostille

Tùy theo pháp luật của quốc gia cấp, một số tài liệu có thể thuộc phạm vi xem xét cấp Apostille như:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

• Trích lục thông tin đăng ký doanh nghiệp từ cơ quan đăng ký chính thức.

• Văn bản công chứng về tư cách đại diện hoặc ủy quyền của doanh nghiệp.

• Giấy chứng nhận chính thức về việc đăng ký hoặc xác thực chữ ký trên tài liệu.

• Một số văn bản hành chính do cơ quan công quyền cấp liên quan đến tình trạng pháp lý của doanh nghiệp.

Đối với tài liệu tư như hợp đồng, quyết định nội bộ hoặc văn bản do công ty tự lập, việc công chứng hoặc chứng thực phù hợp có thể tạo ra một chứng nhận chính thức thuộc phạm vi xem xét cấp Apostille.

Lưu ý: Apostille trên chứng nhận công chứng không đồng nghĩa với việc toàn bộ nội dung của hợp đồng đã được cơ quan nhà nước xác nhận là đúng hoặc hợp pháp.

Giấy tờ không thuộc hoặc có thể nằm ngoài phạm vi Công ước

Điều 1 Công ước Apostille loại trừ hai nhóm đáng chú ý:

• Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập.

• Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.

Vì vậy, các tài liệu như chứng nhận xuất xứ hàng hóa, chứng từ phục vụ xuất nhập khẩu hoặc giấy tờ thương mại có liên quan đến cơ quan hành chính cần được xác định theo bản chất pháp lý và quy định áp dụng.

Không nên mặc định tất cả giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh đều nằm ngoài Công ước.

Ngoài ra, hợp đồng thương mại do doanh nghiệp tự ký không tự động trở thành giấy tờ công chỉ vì các bên đã ký và đóng dấu.

Bạn có thể tham khảo thêm bài Hồ sơ mở công ty vốn nước ngoài tại Việt Nam: Giấy tờ pháp nhân cần Apostille để tìm hiểu chi tiết về nhóm giấy tờ pháp nhân.

Nguồn pháp lý: Điều 1 Công ước Apostille 1961.

3. Quốc gia chưa tham gia Công ước Apostille: Giấy tờ công ty xử lý thế nào?

Khi doanh nghiệp sử dụng giấy tờ tại quốc gia chưa là thành viên Công ước Apostille, chứng nhận Apostille không tạo ra hiệu lực miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Công ước tại quốc gia đó.

Về nguyên tắc, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự của nước tiếp nhận.

Tuy nhiên, một số giấy tờ có thể được miễn theo điều ước quốc tế, quy định pháp luật hoặc cơ chế chấp nhận riêng của nước liên quan.

3.1. Giấy tờ công ty nước ngoài sử dụng tại Việt Nam

Nếu giấy tờ do quốc gia chưa có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam cấp và cần sử dụng tại Việt Nam, doanh nghiệp cần kiểm tra trước xem giấy tờ có thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không.

Trường hợp không được miễn, hồ sơ có thể phải thực hiện các bước xác thực tại nước cấp giấy tờ và hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan Việt Nam có thẩm quyền theo quy định.

Ví dụ, doanh nghiệp nước ngoài muốn sử dụng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh để thực hiện thủ tục đầu tư tại Việt Nam cần xác định:

• Quốc gia cấp giấy tờ.

• Cơ quan cấp giấy tờ.

• Loại giấy tờ và mục đích sử dụng.

• Yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ đầu tư.

Việc nộp bản dịch công chứng tại Việt Nam không mặc nhiên thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nếu giấy tờ thuộc diện phải thực hiện thủ tục này.

3.2. Giấy tờ công ty Việt Nam sử dụng tại quốc gia chưa tham gia Công ước

Đối với giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp nhưng cần sử dụng tại quốc gia ngoài Công ước, doanh nghiệp phải tuân theo yêu cầu của nước tiếp nhận.

Nếu nước tiếp nhận yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, quy trình thường có bước chứng nhận lãnh sự của cơ quan Việt Nam có thẩm quyền, sau đó là xác nhận của cơ quan đại diện hoặc cơ quan được nước tiếp nhận chỉ định.

Tuy nhiên, trình tự cụ thể phải được kiểm tra theo quốc gia và loại giấy tờ.

Doanh nghiệp không nên thực hiện Apostille chỉ vì tài liệu đã đủ điều kiện cấp tại Việt Nam.

Việc chứng nhận phải phù hợp với quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng.

4. Quốc gia là thành viên nhưng chưa có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam

Một quốc gia đã gia nhập Công ước không đồng nghĩa với việc Công ước đương nhiên có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam.

Theo Điều 12 Công ước Apostille, quốc gia thành viên có thể phản đối việc gia nhập của một quốc gia khác trong thời hạn quy định.

Khi có phản đối hợp lệ, Công ước không có hiệu lực giữa hai quốc gia đó.

Đây là điểm doanh nghiệp dễ nhầm lẫn khi kiểm tra danh sách thành viên.

Bảng tình trạng quốc gia và vùng lãnh thổ

Theo thông báo chính thức của Bộ Ngoại giao ngày 11/09/2026:

Quốc gia hoặc vùng lãnh thổ	Tình trạng	Hướng xử lý
Đức	Phản đối ngày 20/05/2026	Kiểm tra thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự nếu không thuộc diện miễn
Áo	Phản đối ngày 19/06/2026	Không tự động áp dụng cơ chế Apostille với Việt Nam
Cộng hòa Séc	Phản đối ngày 02/07/2026	Kiểm tra thủ tục lãnh sự và ngoại lệ
Thái Lan	Gia nhập ngày 30/06/2026; Công ước có hiệu lực từ 28/02/2027	Trước ngày hiệu lực chưa áp dụng cơ chế Apostille theo Công ước
Greenland	Không thuộc phạm vi áp dụng Công ước của Đan Mạch	Kiểm tra thủ tục xác thực phù hợp
Tokelau	Không thuộc phạm vi áp dụng Công ước theo thông báo của Bộ Ngoại giao	Kiểm tra cơ chế áp dụng riêng

Lưu ý về Thái Lan: Ngày 28/02/2027 là mốc Công ước dự kiến bắt đầu có hiệu lực đối với Thái Lan. Khi sử dụng giấy tờ từ thời điểm đó trở đi, cần tiếp tục kiểm tra quan hệ áp dụng thực tế giữa Thái Lan và Việt Nam.

Đối với các vùng lãnh thổ đặc biệt, việc một quốc gia mẹ đã tham gia Công ước không đồng nghĩa mọi vùng lãnh thổ trực thuộc đều được áp dụng giống nhau.

Ngoài ra, danh sách các quốc gia chưa tham gia hoặc chưa có quan hệ áp dụng có thể thay đổi theo thời gian.

Doanh nghiệp nên tra cứu bảng tình trạng Công ước chính thức của HCCH trước khi nộp hồ sơ.

Có thể xem thêm bài Canada, Trung Quốc và UAE đã tham gia Công ước Apostille chưa?.

5. Khi nào giấy tờ công ty cần hợp pháp hóa lãnh sự song song với Apostille?

Pháp luật không đặt ra yêu cầu chung buộc một giấy tờ công ty phải thực hiện đồng thời Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự.

Trong quan hệ mà Công ước đang có hiệu lực, Apostille được thiết kế để thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước.

Tuy nhiên, một bộ hồ sơ doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu sử dụng cả hai cơ chế trong những tình huống cụ thể.

Một bộ hồ sơ sử dụng tại nhiều quốc gia

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp Việt Nam chuẩn bị hồ sơ đăng ký chi nhánh tại Nhật Bản và đồng thời làm thủ tục tại Đức.

Đối với giấy tờ công Việt Nam thuộc phạm vi Công ước sử dụng tại Nhật Bản, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục Apostille.

Đối với bộ giấy tờ sử dụng tại Đức, doanh nghiệp cần xác định thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự do Công ước chưa có hiệu lực trong quan hệ giữa Đức và Việt Nam.

Trong tình huống này, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị tài liệu theo hai cơ chế khác nhau.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa tất cả giấy tờ đều bắt buộc phải được đóng cả hai loại chứng nhận.

Giấy tờ đã có Apostille nhưng chuyển sang sử dụng tại nước ngoài Công ước

Ví dụ minh họa: Một tài liệu doanh nghiệp của quốc gia thành viên đã được cấp Apostille để sử dụng tại Việt Nam.

Sau đó, doanh nghiệp muốn sử dụng cùng loại tài liệu tại một quốc gia chưa tham gia Công ước.

Chứng nhận Apostille đã cấp không tự động thay thế thủ tục hợp pháp hóa mà quốc gia tiếp nhận mới yêu cầu.

Tùy yêu cầu của nước đó, doanh nghiệp có thể cần xác thực bổ sung hoặc chuẩn bị lại bộ tài liệu theo quy trình lãnh sự.

Hồ sơ gồm nhiều loại giấy tờ có phạm vi pháp lý khác nhau

Một bộ hồ sơ mở công ty hoặc đầu tư ra nước ngoài có thể bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Văn bản ủy quyền.

• Hợp đồng thương mại.

• Tài liệu ngân hàng.

• Chứng từ xuất nhập khẩu.

• Quyết định hoặc nghị quyết nội bộ.

Một số giấy tờ đủ điều kiện cấp Apostille, trong khi các tài liệu khác có thể nằm ngoài phạm vi Công ước hoặc chịu yêu cầu xác thực riêng.

Do đó, doanh nghiệp có thể phải xử lý nhiều thủ tục trong cùng một bộ hồ sơ.

Không nên hiểu đây là việc bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự bổ sung cho mọi giấy tờ đã có Apostille.

SÀI THÀNH TOURIST · THỦ TỤC LÃNH SỰ DOANH NGHIỆP

GIẤY TỜ CÔNG TY CẦN APOSTILLE HAY HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ?

Đang chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty, mở chi nhánh hoặc đầu tư ở nước ngoài? Sài Thành Tourist hỗ trợ rà soát giấy tờ, kiểm tra quốc gia áp dụng Công ước và tư vấn thủ tục xác thực phù hợp, hạn chế thực hiện những bước không cần thiết.

Gọi tư vấn: 0917 819 179

6. Bảng phân biệt Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự đối với hồ sơ doanh nghiệp

Tiêu chí	Apostille	Hợp pháp hóa lãnh sự
Cơ sở pháp lý	Công ước La Hay 05/10/1961	Pháp luật quốc gia, điều ước và quy định liên quan
Điều kiện áp dụng	Có quan hệ áp dụng Công ước và giấy tờ thuộc phạm vi	Trường hợp cần xác thực ngoài cơ chế Apostille
Loại tài liệu	Giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước	Giấy tờ được phép chứng nhận, hợp pháp hóa theo quy định
Cơ quan thực hiện	Cơ quan có thẩm quyền của quốc gia xuất xứ giấy tờ	Các cơ quan có thẩm quyền trong chuỗi xác thực lãnh sự
Xác nhận nội dung tài liệu	Không	Không
Có trường hợp được miễn?	Có, khi không cần chứng nhận theo cơ chế áp dụng khác	Có, theo điều ước và pháp luật áp dụng

Điểm chung của hai cơ chế là việc xác thực chữ ký, chức danh, con dấu hoặc các yếu tố tương ứng của giấy tờ.

Không cơ chế nào tự động xác nhận tính chính xác của mọi thông tin thể hiện trong tài liệu doanh nghiệp.

Đặc biệt, giấy tờ đã được chứng nhận hợp lệ vẫn có thể cần dịch thuật, công chứng hoặc chứng thực bản dịch và đáp ứng yêu cầu về thời điểm cấp của cơ quan tiếp nhận.

7. Quy trình xử lý giấy tờ công ty để sử dụng tại nước ngoài

Doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự dưới đây để tránh nộp hồ sơ sai cơ chế hoặc phát sinh thủ tục không cần thiết.

Bước 1. Xác định quốc gia cấp và quốc gia tiếp nhận giấy tờ

Nếu hai quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước và tài liệu thuộc phạm vi Công ước, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục Apostille.

Nếu không có quan hệ áp dụng, cần kiểm tra thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và các trường hợp được miễn.

Bước 2. Phân loại giấy tờ doanh nghiệp

Xác định giấy tờ nào do cơ quan nhà nước cấp, giấy tờ nào do doanh nghiệp tự lập và tài liệu nào cần công chứng hoặc chứng thực.

Đây là cơ sở để xác định tài liệu đủ điều kiện cấp Apostille hay cần thực hiện cơ chế xác thực khác.

Bước 3. Chuẩn bị hồ sơ theo thủ tục phù hợp

Đối với giấy tờ công Việt Nam xin cấp Apostille, hồ sơ cần được chuẩn bị theo quy định của Nghị định 293/2026/NĐ-CP và hướng dẫn đang áp dụng.

Những tài liệu thường cần rà soát gồm:

• Tờ khai đề nghị cấp Apostille theo mẫu APO/TK.

• Giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận.

• Bản quét tài liệu khi thực hiện theo quy trình điện tử yêu cầu.

• Bản dịch hoặc tài liệu công chứng, chứng thực nếu thuộc trường hợp cần có.

• Những tài liệu bổ sung theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Đây là danh sách định hướng ban đầu. Thành phần hồ sơ chính thức phụ thuộc hình thức nộp và thủ tục hành chính được công bố.

Đối với giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, thành phần hồ sơ phải tuân theo quy định của cơ quan thực hiện thủ tục và nước tiếp nhận.

Bước 4. Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Theo thông báo triển khai từ ngày 11/09/2026, hồ sơ cấp Apostille cho giấy tờ công Việt Nam được tiếp nhận tại:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao: 40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội.

• Sở Ngoại vụ TP.HCM: 6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh.

Thời gian giải quyết theo thông báo của Bộ Ngoại giao:

Số lượng giấy tờ công	Thời gian giải quyết
1–4 giấy tờ	1 ngày làm việc
5–9 giấy tờ	2 ngày làm việc
Từ 10 giấy tờ trở lên	4 ngày làm việc

Đây là thời gian xử lý theo thủ tục công bố đối với hồ sơ đáp ứng điều kiện tiếp nhận. Thời gian thực tế có thể chịu ảnh hưởng nếu hồ sơ cần kiểm tra, xác minh hoặc bổ sung.

Cần kiểm tra điểm tiếp nhận, quy trình và thời hạn cụ thể trước khi nộp.

Nguồn: Thông báo tiếp nhận hồ sơ Apostille của Bộ Ngoại giao.

Bước 5. Kiểm tra yêu cầu tiếp nhận tại quốc gia sử dụng

Trước khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định:

• Cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản gốc hay bản sao.

• Có cần bản dịch hay không.

• Bản dịch có cần công chứng hoặc chứng thực không.

• Giấy tờ có giới hạn thời gian sử dụng hay không.

• Có cần thêm tài liệu chứng minh tư cách đại diện hoặc tình trạng pháp lý của doanh nghiệp hay không.

Việc thực hiện đầy đủ thủ tục xác thực không đồng nghĩa hồ sơ đăng ký kinh doanh hoặc đầu tư sẽ tự động được chấp thuận.

8. Giấy tờ doanh nghiệp đã chứng nhận lãnh sự trước ngày 11/09/2026 có phải làm lại?

Theo Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Chính phủ đã quy định cơ chế chuyển tiếp đối với những hồ sơ và giấy tờ thuộc phạm vi áp dụng.

Cần phân biệt ba trường hợp.

Trường hợp 1: Hồ sơ chứng nhận lãnh sự giấy tờ công Việt Nam đã được tiếp nhận trước ngày 11/09/2026 nhưng chưa có kết quả.

Theo khoản 1 Điều 36, hồ sơ thuộc trường hợp này tiếp tục được giải quyết theo quy định chuyển tiếp.

Doanh nghiệp không phải mặc nhiên hủy hồ sơ cũ hoặc nộp lại chỉ vì Công ước Apostille bắt đầu có hiệu lực.

Trường hợp 2: Giấy tờ công nước ngoài đã được cơ quan Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/09/2026.

Giấy tờ thuộc phạm vi điểm a khoản 2 Điều 36 tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam theo điều kiện áp dụng.

Việc thay đổi cơ chế xác thực không đồng nghĩa giấy tờ đã được hợp pháp hóa hợp lệ trước đó tự động mất giá trị.

Trường hợp 3: Giấy tờ công Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự trước ngày 11/09/2026.

Theo điểm b khoản 2 Điều 36, người được cấp có thể đề nghị cấp Apostille đối với giấy tờ công đó mà không phải xin cấp lại giấy tờ công gốc nếu đáp ứng điều kiện chuyển tiếp.

Tuy nhiên, cần xác định quốc gia sử dụng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi đề nghị cấp thêm chứng nhận.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu chi tiết trong bài Hồ sơ chứng nhận lãnh sự trước 11/9 chưa xong: Có phải làm lại để xin Apostille?.

9. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi chuẩn bị Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự

Nhầm lẫn giữa quốc gia thành viên và quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước

Việc một nước tham gia Công ước không đủ để kết luận Apostille có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam.

Ví dụ, Đức, Áo và Cộng hòa Séc đã phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước.

Cho rằng Apostille sử dụng được tại mọi quốc gia

Quốc gia ngoài Công ước không có nghĩa vụ công nhận hiệu lực miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo cơ chế Apostille.

Cần kiểm tra yêu cầu riêng của nước tiếp nhận.

Không phân biệt giấy tờ công và tài liệu tư

Hợp đồng thương mại, nghị quyết nội bộ hoặc văn bản ủy quyền có thể phải trải qua bước công chứng hoặc chứng thực trước khi xác định khả năng cấp Apostille đối với phần chứng nhận chính thức.

Cho rằng Apostille xác nhận tính hợp pháp của nội dung

Apostille không thay thế việc thẩm định nội dung, tư cách pháp lý hoặc tính hợp lệ của giao dịch.

Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng điều kiện của thủ tục đầu tư hoặc đăng ký kinh doanh.

Làm cả hai thủ tục khi không cần thiết

Việc thực hiện Apostille rồi tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự mà chưa xác định đúng quốc gia và cơ chế áp dụng có thể phát sinh chi phí, thời gian xử lý không cần thiết.

Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu tiếp nhận trước khi quyết định hình thức chứng nhận.

10. Câu hỏi thường gặp về Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công ty

1. Quốc gia chưa tham gia Công ước Apostille có chấp nhận giấy tờ đã cấp Apostille không?

Quốc gia chưa tham gia Công ước không có nghĩa vụ miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo cơ chế Apostille.

Việc chấp nhận giấy tờ phụ thuộc pháp luật và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc cơ chế xác thực khác.

2. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có cần Apostille không?

Có thể cần nếu được sử dụng tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước và cơ quan tiếp nhận yêu cầu xác thực bằng Apostille.

Nếu giấy tờ được miễn theo cơ chế khác thì không bắt buộc thực hiện chỉ vì cần sử dụng ở nước ngoài.

3. Giấy tờ công ty đã có Apostille có cần hợp pháp hóa lãnh sự thêm không?

Về nguyên tắc, không cần hợp pháp hóa lãnh sự để xác thực lại những yếu tố thuộc phạm vi Công ước khi Công ước có hiệu lực giữa hai quốc gia và giấy tờ đủ điều kiện áp dụng.

Nếu chuyển giấy tờ sang sử dụng tại nước không có quan hệ áp dụng, phải kiểm tra yêu cầu xác thực riêng.

4. Giấy tờ doanh nghiệp từ Đức sử dụng tại Việt Nam có thể chỉ làm Apostille không?

Tính đến ngày 10/11/2026, Công ước chưa có hiệu lực giữa Đức và Việt Nam do Đức phản đối việc Việt Nam gia nhập.

Do đó, không thể chỉ dựa vào Apostille để được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Công ước.

5. Giấy ủy quyền của doanh nghiệp có được cấp Apostille không?

Có thể, tùy hình thức pháp lý của giấy ủy quyền và quy định của quốc gia cấp.

Giấy ủy quyền do doanh nghiệp tự lập có thể cần được công chứng hoặc chứng thực phù hợp để xác định khả năng cấp Apostille đối với chứng nhận chính thức.

6. Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/09/2026 còn sử dụng được không?

Không tự động mất hiệu lực chỉ vì Việt Nam bắt đầu áp dụng Công ước Apostille.

Việc tiếp tục sử dụng phụ thuộc quy định chuyển tiếp, tình trạng pháp lý của giấy tờ và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

7. Chứng nhận Apostille có thời hạn sử dụng bao lâu?

Công ước không quy định một thời hạn hết hiệu lực chung cho mọi chứng nhận Apostille.

Tuy nhiên, giấy tờ gốc có thể có thời hạn riêng và cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu tài liệu được cấp trong một khoảng thời gian nhất định.

8. Có thể xin Apostille cho giấy tờ công ty nước ngoài tại Việt Nam không?

Về nguyên tắc, Apostille được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ công có nguồn gốc.

Vì vậy, giấy tờ công nước ngoài cần được cấp Apostille tại cơ quan có thẩm quyền tương ứng của nước đó, không phải mặc nhiên nộp tại cơ quan Việt Nam để xin Apostille.

9. Hồ sơ doanh nghiệp sử dụng tại nhiều quốc gia có phải làm cả Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự không?

Có thể cần hai bộ hồ sơ theo hai cơ chế khác nhau nếu một quốc gia có quan hệ áp dụng Apostille, trong khi quốc gia khác yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa từng giấy tờ đều bắt buộc phải thực hiện đồng thời cả hai thủ tục.

10. Xin Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công ty ở đâu?

Đối với giấy tờ công Việt Nam, thủ tục Apostille được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Bộ Ngoại giao theo quy định hiện hành.

Đối với hợp pháp hóa lãnh sự, cần xác định quốc gia cấp, quốc gia sử dụng và chuỗi cơ quan có thẩm quyền tương ứng.

Trước khi nộp, doanh nghiệp nên kiểm tra cơ quan tiếp nhận, thành phần hồ sơ và quy trình cụ thể.

Kết luận

Đối với giấy tờ công ty sử dụng tại nước ngoài, doanh nghiệp không nên quyết định thủ tục chỉ dựa trên việc tài liệu có sẵn chứng nhận Apostille.

Cần xác định quốc gia cấp, quốc gia sử dụng, tình trạng áp dụng Công ước và tính chất pháp lý của từng loại giấy tờ.

Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự có thể cùng xuất hiện trong một kế hoạch hồ sơ doanh nghiệp sử dụng tại nhiều quốc gia, nhưng không phải là hai bước bắt buộc nối tiếp nhau đối với mọi giấy tờ.

Việc phân loại chính xác trước khi thực hiện sẽ giúp hạn chế sai thủ tục, giảm chi phí không cần thiết và tránh chậm tiến độ đăng ký đầu tư hoặc thành lập doanh nghiệp.

Cập nhật ngày 10/11/2026. Nội dung đối chiếu với Công ước Apostille, Nghị định 293/2026/NĐ-CP, thông báo của Bộ Ngoại giao Việt Nam và dữ liệu tình trạng Công ước của HCCH.

SÀI THÀNH TOURIST · THỦ TỤC LÃNH SỰ DOANH NGHIỆP

GIẤY TỜ CÔNG TY CẦN APOSTILLE HAY HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ?

Đang chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty, mở chi nhánh hoặc đầu tư ở nước ngoài? Sài Thành Tourist hỗ trợ rà soát giấy tờ, kiểm tra quốc gia áp dụng Công ước và tư vấn thủ tục xác thực phù hợp, hạn chế thực hiện những bước không cần thiết.

Gọi tư vấn: 0917 819 179