Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài dùng ở Việt Nam: Nước nào được miễn hợp pháp hóa, nước nào vẫn phải làm như cũ

1. Có 3 nhóm lý lịch tư pháp nước ngoài cần phân biệt

Từ năm 2026, khi nhận một phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài, không nên chỉ hỏi: “Nước này có Apostille không?”

Nên chia thành 3 nhóm.

Nhóm 1: Không phải hợp pháp hóa lãnh sự nhưng phải có Apostille. Áp dụng với quốc gia thành viên Công ước đang có quan hệ áp dụng với Việt Nam.

Nhóm 2: Có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước hoặc cơ chế riêng. Đây là trường hợp phải kiểm tra từng điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định chuyên ngành.

Nhóm 3: Vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy trình cũ

Bao gồm:

• quốc gia chưa phải thành viên Công ước;

• quốc gia là thành viên nhưng Công ước chưa có hiệu lực với Việt Nam;

• giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước.

Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng quy định một số trường hợp giấy tờ nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.

2. Nhóm nước nào được dùng Apostille thay hợp pháp hóa lãnh sự?

Nguyên tắc là: Quốc gia thành viên Công ước + Công ước có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam + lý lịch tư pháp thuộc loại giấy tờ công → dùng Apostille.

Một số quốc gia thường gặp trong hồ sơ tại Việt Nam gồm:

• Hoa Kỳ;

• Canada;

• Trung Quốc;

• Nhật Bản;

• Hàn Quốc;

• Úc;

• New Zealand;

• Anh;

• Pháp;

• Ý;

• Tây Ban Nha;

• Hà Lan;

• Bỉ;

• Thụy Sĩ;

• Singapore;

• Ấn Độ;

• Indonesia;

• Philippines;

• Ba Lan;

• Hungary;

• Nga;

• Brazil;

• Mexico;

• Nam Phi;

• Saudi Arabia.

Tuy nhiên, không nên chỉ nhìn tên quốc gia rồi kết luận. Vẫn phải kiểm tra:

• loại lý lịch tư pháp;

• cơ quan cấp;

• quan hệ Công ước với Việt Nam;

• có điều ước miễn riêng hay không.

3. Mỹ: lý lịch tư pháp dùng tại Việt Nam xử lý thế nào?

Hoa Kỳ là thành viên Công ước Apostille. Với lý lịch tư pháp hoặc hồ sơ hình sự của Mỹ dùng tại Việt Nam sau ngày 11/09/2026, cần xác định trước:

• giấy do cơ quan liên bang hay tiểu bang cấp;

• cơ quan nào có quyền Apostille;

• tài liệu có đủ điều kiện Apostille trực tiếp hay không.

Một giấy do cơ quan liên bang cấp và một giấy do tiểu bang cấp có thể không cùng cơ quan Apostille. Không nên gửi bất kỳ lý lịch tư pháp Mỹ nào đến một cơ quan Apostille bất kỳ rồi cho rằng quy trình giống nhau.

4. Canada: Apostille thay chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự cũ

Canada gia nhập Công ước và Công ước có hiệu lực tại Canada từ 11/01/2024.

Sau khi Công ước có hiệu lực với Việt Nam từ 11/09/2026, phiếu lý lịch tư pháp Canada thuộc phạm vi Công ước có thể xử lý theo hướng: Lý lịch tư pháp Canada → Apostille tại cơ quan có thẩm quyền → dịch tiếng Việt → sử dụng tại Việt Nam.

Không cần tiếp tục: Apostille → Đại sứ quán Việt Nam → hợp pháp hóa lãnh sự.

Nếu Apostille đã hợp lệ và Công ước áp dụng, bước hợp pháp hóa lãnh sự không còn cần thiết.

5. Trung Quốc: từ 11/09/2026 chuyển sang Apostille

Công ước có hiệu lực tại Trung Quốc đại lục từ ngày 07/11/2023. Từ ngày 11/09/2026, giấy tờ công Trung Quốc thuộc phạm vi Công ước và có Apostille hợp lệ có thể sử dụng tại Việt Nam mà không cần tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Do đó, với lý lịch tư pháp Trung Quốc: Lý lịch tư pháp → Apostille Trung Quốc → dịch tiếng Việt → sử dụng theo yêu cầu hồ sơ Việt Nam.

Không tiếp tục mang giấy tới cơ quan đại diện Việt Nam để hợp pháp hóa nếu giấy đã thuộc phạm vi Apostille.

6. Nhật Bản và Hàn Quốc có áp dụng Apostille không?

Có. Cả Nhật Bản và Hàn Quốc đều là thành viên Công ước Apostille.

Từ khi Công ước có hiệu lực với Việt Nam, lý lịch tư pháp của hai quốc gia này nếu thuộc phạm vi Công ước có thể sử dụng: Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy nhiên vẫn phải kiểm tra đúng cơ quan cấp lý lịch tư pháp và cơ quan có thẩm quyền Apostille.

7. Úc, Anh, Pháp, Ý, Singapore có dùng Apostille được không?

Có. Đây đều là các quốc gia thành viên Công ước.

Nếu phiếu lý lịch tư pháp:

• là giấy tờ công;

• được cấp đúng thẩm quyền;

• Công ước có hiệu lực với Việt Nam;

thì Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Sau Apostille, nếu tài liệu không bằng tiếng Việt thì vẫn phải xử lý phần dịch theo yêu cầu tại Việt Nam.

8. Nhóm nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự như trước?

Tính đến 05/10/2026, cần đặc biệt lưu ý các trường hợp:

• Đức;

• Áo;

• Cộng hòa Séc;

• Thái Lan trước ngày 28/02/2027;

• Greenland;

• Tokelau;

• quốc gia chưa phải thành viên Công ước.

Các trường hợp này không được tự động áp dụng quy trình Apostille khi sử dụng lý lịch tư pháp tại Việt Nam.

9. Đức đã là thành viên Apostille nhưng tại sao vẫn phải hợp pháp hóa?

Đức là thành viên Công ước Apostille từ lâu. Tuy nhiên, Công ước hiện chưa có hiệu lực trong quan hệ giữa Đức và Việt Nam.

Do đó, với lý lịch tư pháp Đức dùng tại Việt Nam hiện nay, không nên chỉ làm: Apostille Đức → nộp tại Việt Nam.

Phải kiểm tra tuyến hợp pháp hóa lãnh sự đang áp dụng. Đây là ví dụ rõ nhất cho thấy: “Nước đã tham gia Apostille” không đồng nghĩa “Apostille dùng được với Việt Nam”.

10. Áo và Cộng hòa Séc cũng tương tự Đức

Áo và Cộng hòa Séc đều là thành viên Công ước Apostille.

Nhưng hiện Công ước chưa có hiệu lực trong quan hệ với Việt Nam.

Vì vậy, lý lịch tư pháp từ hai quốc gia này vẫn phải kiểm tra thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống, trừ khi có căn cứ miễn riêng áp dụng cho loại giấy cụ thể.

11. Thái Lan: cần chú ý mốc 28/02/2027

Thái Lan gia nhập Công ước trong năm 2026 nhưng Công ước chỉ có hiệu lực từ ngày 28/02/2027.

Do đó, nếu sử dụng lý lịch tư pháp Thái Lan tại Việt Nam trong tháng 10/2026, không nên xử lý theo hướng: “Thái Lan đã tham gia Công ước nên chỉ cần Apostille.”

Trước ngày 28/02/2027, vẫn phải kiểm tra tuyến hợp pháp hóa lãnh sự đang áp dụng.

12. Campuchia thì sao?

Campuchia hiện chưa phải thành viên Công ước Apostille.

Do đó, việc Việt Nam gia nhập Công ước không khiến lý lịch tư pháp Campuchia tự động chuyển sang Apostille.

Về nguyên tắc, giấy tờ Campuchia sử dụng tại Việt Nam vẫn phải thực hiện thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp có điều ước hoặc cơ chế miễn riêng.

13. Quốc gia chưa tham gia Công ước thì có được làm Apostille không?

Không theo cơ chế Công ước Apostille của chính quốc gia đó. Nếu nước cấp lý lịch tư pháp chưa phải thành viên, tuyến thông thường vẫn là: Xác nhận tại nước cấp → hợp pháp hóa lãnh sự → dịch tiếng Việt.

Không phải: Apostille → hợp pháp hóa lãnh sự.

Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự về nguyên tắc là hai cơ chế xác nhận khác nhau.

14. “Miễn hợp pháp hóa” theo Apostille khác “miễn hoàn toàn” như thế nào?

Đây là khái niệm cần phân biệt rõ.

Trường hợp dùng Apostille. Giấy không cần hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng vẫn phải có Apostille. Ví dụ: Lý lịch tư pháp Canada → Apostille → Việt Nam.

Trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.  Một số loại giấy tờ có thể được miễn hợp pháp hóa theo điều ước quốc tế giữa Việt Nam và nước liên quan. Khi đó phải đọc đúng:

• loại giấy được miễn;

• cơ quan phát hành;

• mục đích sử dụng;

• phạm vi điều ước.

Không nên mặc định có hiệp định với Việt Nam nghĩa là mọi lý lịch tư pháp đều được miễn.

15. Hiệp định song phương có thể giúp không cần Apostille không?

Có thể. Nghị định 111/2011/NĐ-CP cho phép miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu giấy tờ thuộc trường hợp được miễn theo:

• điều ước quốc tế;

• nguyên tắc có đi có lại;

• quy định pháp luật;

• hoặc trường hợp cơ quan tiếp nhận không yêu cầu theo quy định.

Vì vậy, trước khi yêu cầu khách hàng Apostille một lý lịch tư pháp, cần kiểm tra xem có cơ chế miễn thuận lợi hơn đang áp dụng hay không.

16. Phiếu lý lịch tư pháp có thuộc nhóm giấy tờ công không?

Thông thường có. Lý lịch tư pháp do:

• cơ quan tư pháp;

• cảnh sát;

• cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

cấp thường là giấy tờ công. Tuy nhiên, phải kiểm tra đúng tài liệu. Một quốc gia có thể tồn tại đồng thời:

• lý lịch tư pháp chính thức;

• kết quả tra cứu trực tuyến;

• giấy xác nhận của công ty tư;

• báo cáo kiểm tra lý lịch của đơn vị dịch vụ.

Không phải mọi giấy có nội dung “kiểm tra tiền án” đều là lý lịch tư pháp đủ điều kiện Apostille.

17. Apostille có xác nhận người đó không có án tích không?

Không. Apostille chỉ xác nhận các yếu tố như:

• chữ ký;

• tư cách người ký;

• con dấu hoặc dấu;

• nguồn gốc chính thức của giấy.

Apostille không xác nhận nội dung: “Người này không có án tích.” Nội dung của lý lịch tư pháp vẫn thuộc trách nhiệm của cơ quan phát hành.

18. Apostille rồi có cần dịch sang tiếng Việt không?

Có, nếu tài liệu không lập bằng tiếng Việt và hồ sơ Việt Nam yêu cầu bản tiếng Việt.

Quy trình thường nên là: Lý lịch tư pháp gốc → Apostille → dịch toàn bộ giấy và phần Apostille → công chứng/chứng thực bản dịch.

Không nên chỉ dịch nội dung lý lịch tư pháp rồi bỏ phần chứng nhận Apostille.

19. Giấy đã hợp pháp hóa trước 11/09/2026 có phải làm lại Apostille không?

Không. Giấy đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/09/2026 tiếp tục được sử dụng tại Việt Nam nếu vẫn đáp ứng các điều kiện khác của thủ tục đang thực hiện.

Ví dụ: Lý lịch tư pháp Trung Quốc đã được hợp pháp hóa ngày 05/09/2026. Đến tháng 10/2026 mới nộp. Không cần làm Apostille lại chỉ vì Việt Nam đã áp dụng cơ chế mới. Tuy nhiên vẫn phải kiểm tra thời hạn của bản thân lý lịch tư pháp.

20. Apostille cấp trước 11/09/2026 có sử dụng được không?

Có thể. Nếu Apostille được cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp và giấy đáp ứng điều kiện áp dụng với Việt Nam, không nên yêu cầu cấp lại chỉ vì Apostille được làm trước ngày 11/09/2026.

Cần kiểm tra:

• nước cấp;

• cơ quan cấp;

• loại lý lịch tư pháp;

• quan hệ Công ước;

• thời hạn giấy.

21. Dùng lý lịch tư pháp cho giấy phép lao động cần chú ý gì?

Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ giải quyết phần xác nhận giấy tờ nước ngoài. Nó không thay thế điều kiện của hồ sơ giấy phép lao động. Doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra:

• đúng loại lý lịch tư pháp;

• ngày cấp;

• thời hạn sử dụng;

• nội dung giấy;

• bản dịch;

• chứng thực;

• thông tin người lao động.

Đặc biệt, lý lịch tư pháp dùng trong hồ sơ giấy phép lao động phải chú ý giới hạn thời gian theo quy định chuyên ngành. Một giấy Apostille đúng nhưng quá hạn vẫn có thể không sử dụng được.

22. Bảng phân loại nhanh 

23. Quy trình 6 bước trước khi xử lý lý lịch tư pháp nước ngoài

Bước 1: Xác định nước cấp. Căn cứ vào nơi phát hành giấy, không chỉ căn cứ quốc tịch người mang giấy.

Bước 2: Kiểm tra nước có tham gia Công ước không. Đối chiếu danh sách chính thức của HCCH.

Bước 3: Kiểm tra Công ước có hiệu lực với Việt Nam chưa. Đặc biệt chú ý:

• Đức;

• Áo;

• Cộng hòa Séc;

• Thái Lan;

• Greenland;

• Tokelau.

Bước 4: Kiểm tra có điều ước miễn riêng hay không. Nếu có cơ chế thuận lợi hơn, không nên bắt khách làm Apostille không cần thiết.

Bước 5: Chọn Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Không làm cả hai theo thói quen.

Bước 6: Dịch và kiểm tra thời hạn giấy. Sau khi hoàn tất phần xác nhận mới đưa vào hồ sơ tại Việt Nam.

24. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Chuyên gia Hàn Quốc của công ty tôi cung cấp Phiếu lý lịch tư pháp (Criminal Record Check) chỉ có tiếng Hàn và tiếng Anh, không có dấu của Đại sứ quán Việt Nam. Tôi có được đem đi dịch thuật nộp luôn không?

Không được. Hàn Quốc không nằm trong danh sách các quốc gia có hiệp định tương trợ tư pháp miễn hợp pháp hóa với Việt Nam. Bản lý lịch này bắt buộc phải mang lên Bộ Ngoại giao Hàn Quốc dán tem xác nhận, sau đó đem qua Đại sứ quán Việt Nam tại Seoul để đóng dấu Hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu chuyên gia đã sang Việt Nam, họ có thể sử dụng dịch vụ ủy quyền xử lý hồ sơ ngược về Hàn Quốc mà không cần bay về nước.

Câu 2: Chuyên gia Trung Quốc lấy Lý lịch tư pháp tại Thượng Hải, hiện Trung Quốc đã vào Công ước Apostille rồi thì có cần xin mộc của Lãnh sự quán Việt Nam nữa không?

Bắt buộc phải xin mộc Lãnh sự quán Việt Nam. Việc Trung Quốc gia nhập Công ước Apostille chỉ có ý nghĩa khi họ luân chuyển giấy tờ với các nước cùng là thành viên công ước (như Mỹ, Nhật, Úc). Việt Nam chưa gia nhập công ước này, nên quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống vẫn áp dụng tuyệt đối đối với mọi tài liệu xuất phát từ Trung Quốc.

Câu 3: Người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được 2 năm, nay đổi sang công ty mới cần cấp lại Giấy phép lao động. Họ có phải bay về nước xin lại Lý lịch tư pháp không?

Hoàn toàn không cần thiết. Nếu người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam từ đủ 6 tháng trở lên và có đăng ký tạm trú hợp pháp, họ đủ điều kiện xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 do Sở Tư pháp Tỉnh/Thành phố nơi họ đang lưu trú tại Việt Nam cấp. Phiếu này sử dụng tiếng Việt, nộp thẳng cho Sở LĐTBXH mà không cần bất kỳ khâu dịch thuật hay hợp pháp hóa lãnh sự nào.

Câu 4: Tôi nộp Lý lịch tư pháp do Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam cấp cho công dân của họ (đã dịch ra tiếng Việt). Sở LĐTBXH lại từ chối và yêu cầu tài liệu cấp từ nội địa nước Pháp. Tại sao vậy?

Cơ quan đại diện ngoại giao (Đại sứ quán/Lãnh sự quán Pháp) tại Việt Nam không có thẩm quyền truy cập toàn bộ hệ thống lưu trữ hồ sơ tội phạm nội địa của nước sở tại để cấp chứng nhận an ninh hoàn chỉnh. Sở LĐTBXH chỉ chấp nhận Phiếu lý lịch tư pháp do Bộ Tư pháp Pháp (Casier Judiciaire National) cấp trực tiếp từ Nantes. Giấy tờ này (do Pháp cấp) thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự, bạn chỉ cần đem dịch thuật công chứng tại Việt Nam là hợp lệ.

Câu 5: Lý lịch tư pháp của chuyên gia Mỹ có vết đen (từng bị phạt vi phạm giao thông DUI - lái xe khi say rượu). Người này có đủ điều kiện xin Giấy phép lao động tại Việt Nam không?

Vẫn có thể đủ điều kiện. Pháp luật lao động Việt Nam từ chối cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài "đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự". Việc bị phạt hành chính giao thông (DUI) ở mức độ nhẹ, không cấu thành án tù giam dài hạn và đã được tòa án Mỹ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp phạt (xóa án tích) sẽ không cản trở việc cấp Giấy phép lao động. HR cần nộp kèm biên bản giải trình hình phạt dịch ra tiếng Việt để cơ quan chức năng xem xét.

Sài Thành Tourist hỗ trợ rà soát và xử lý lý lịch tư pháp nước ngoài sử dụng tại Việt Nam, gồm:

• lý lịch tư pháp Mỹ;

• Canada;

• Trung Quốc;

• Hàn Quốc;

• Nhật Bản;

• Úc;

• châu Âu;

• Apostille;

• hợp pháp hóa lãnh sự;

• dịch thuật và chứng thực;

• hồ sơ giấy phép lao động và thủ tục cho người nước ngoài.

Địa chỉ: 84A/8 Trần Hữu Trang, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0917 819 179