Danh Sách Giấy KHÔNG Được cấp tem Apostille (Hộ chiếu, Hải quan): Vì sao Nghị định 293 loại trừ nhóm này?

Nhiều người khi tìm hiểu thủ tục pháp lý quốc tế thường thắc mắc về danh sách giấy tờ bị loại trừ khỏi quy trình cấp tem Apostille, kèm theo sự nhầm lẫn phổ biến về một văn bản có tên "Nghị định 293". Về mặt pháp lý, thông tin này đang mắc phải hai sai lầm nghiêm trọng. Thứ nhất, tính đến năm 2026, hệ thống pháp luật Việt Nam không có "Nghị định 293" nào quy định về hợp pháp hóa lãnh sự hay Apostille. Văn bản đang có hiệu lực điều chỉnh lĩnh vực này tại Việt Nam là Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Thứ hai, Việt Nam chưa tham gia Công ước Hague 1961, do đó cơ quan chức năng Việt Nam hoàn toàn không cấp tem Apostille mà chỉ thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự.

Việc Hộ chiếu và các loại giấy tờ hành chính hải quan, thương mại bị loại trừ khỏi danh sách cấp tem Apostille không xuất phát từ luật pháp nội bộ của Việt Nam, mà bắt nguồn từ chính Điều 1 của Công ước Hague 1961. Việc hiểu sai căn cứ pháp lý và bản chất của nhóm giấy tờ bị loại trừ có thể khiến doanh nghiệp và cá nhân lúng túng, đi sai cơ quan thẩm quyền, làm chậm trễ quá trình xuất nhập khẩu hoặc làm hồ sơ di trú. Bài viết sẽ đính chính lại thông tin pháp lý chuẩn xác và hướng dẫn cách xử lý đối với nhóm giấy tờ đặc thù này.

Đính chính pháp lý: Không có "Nghị định 293" và Việt Nam không cấp Apostille

Khi xử lý hồ sơ mang yếu tố nước ngoài tại Việt Nam, bạn cần loại bỏ ngay khái niệm "Nghị định 293" và "Việt Nam cấp tem Apostille".

• Về tem Apostille: Đây là hình thức chứng nhận tài liệu công áp dụng riêng cho các quốc gia thành viên Công ước Hague 1961. Vì Việt Nam không phải là thành viên, cơ quan Ngoại giao Việt Nam chỉ cấp dấu Chứng nhận lãnh sự cho "giấy tờ đi" (tài liệu Việt Nam mang ra nước ngoài) và dấu Hợp pháp hóa lãnh sự cho "giấy tờ về" (tài liệu nước ngoài mang vào Việt Nam).
• Về văn bản pháp luật áp dụng: Quy trình, danh sách giấy tờ được phép và không được phép chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam hiện được quy định chi tiết tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BNG, không phải Nghị định 293.

Vì sao Công ước Hague loại trừ Hộ chiếu và giấy tờ Hải quan khỏi Apostille?

Theo Điều 1 của Công ước Hague 1961, tem Apostille áp dụng cho các "giấy tờ công" (public documents) nhưng quy định rõ hai nhóm tài liệu bị loại trừ hoàn toàn, bao gồm:

1. Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập (bao gồm Hộ chiếu)

Hộ chiếu, thẻ căn cước công dân hoặc các văn bản do Đại sứ quán/Lãnh sự quán cấp phát trực tiếp không thuộc diện cấp tem Apostille.Nguyên nhân: Các cơ quan ngoại giao đã có kênh liên lạc và xác minh trực tiếp cấp chính phủ. Hộ chiếu bản thân nó đã là một tài liệu nhận dạng quốc tế cao nhất, được bảo mật bằng sinh trắc học và chip điện tử, không cần (và không thể) dùng một con dấu hành chính như Apostille để chứng minh tính hợp lệ.

2. Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại hoặc hải quan

Nhóm này bao gồm Tờ khai hải quan, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q), Vận đơn (Bill of Lading), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).Nguyên nhân: Hoạt động giao thương quốc tế đòi hỏi tốc độ xử lý tính bằng giờ. Nếu bắt buộc các chứng từ hải quan, thương mại phải mang qua Bộ Ngoại giao để chờ cấp tem Apostille, chuỗi cung ứng toàn cầu sẽ bị đình trệ nghiêm trọng. Do đó, Công ước Hague loại trừ nhóm này để các doanh nghiệp sử dụng các kênh xác nhận thương mại linh hoạt hơn (như qua Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp - VCCI, hoặc đối chiếu dữ liệu hải quan điện tử liên quốc gia).

3. Quy định của Việt Nam về giấy tờ KHÔNG được Chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự

Đối chiếu với pháp luật Việt Nam, Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng quy định rõ các loại giấy tờ, tài liệu không được Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự. Nhóm này hoàn toàn khác với việc loại trừ hồ sơ hải quan của Công ước Hague. Cơ quan Ngoại giao Việt Nam sẽ từ chối các trường hợp sau:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Hồ sơ trong chi tiết giấy tờ, tài liệu có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
• Giấy tờ giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật (ví dụ: Bằng cấp giả, giấy khám sức khỏe mua bán trái phép).
• Giấy tờ có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc (không chấp nhận bản in màu con dấu, chữ ký photocopy).
• Tài liệu có nội dung xâm phạm quyền lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước.

Lưu ý: Đối với giấy tờ thương mại, hải quan, Việt Nam vẫn cho phép Hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ doanh nghiệp (như Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận lưu hành tự do - CFS) nếu nước tiếp nhận bắt buộc yêu cầu, chứ không loại trừ hoàn toàn như Công ước Hague.

4. Bảng phân loại nhanh quy định xử lý giấy tờ

5. Tình huống minh họa và cách xử lý thực tế

Tình huống minh họa: Một doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu lô hàng thiết bị y tế từ Mỹ. Đối tác Mỹ gửi Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) có đóng dấu tem Apostille của tiểu bang tại Mỹ sang Việt Nam để thông quan.

Cách xử lý: Cơ quan hải quan Việt Nam có thể sẽ từ chối tài liệu này vì hai lý do:

1. Tem Apostille không có giá trị thay thế Hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.
2. Bản thân Hóa đơn thương mại (giấy tờ hải quan) theo Công ước Hague không thuộc diện cấp Apostille. Việc bang tại Mỹ cấp dấu Apostille lên hóa đơn thương mại có thể là do nhầm lẫn hoặc cấp dưới dạng "tài liệu tư" đã qua công chứng viên chứng thực chữ ký, chứ không chứng nhận nội dung thương mại. Để giải quyết, doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác Mỹ mang hóa đơn thương mại chứng thực tại Phòng Thương mại tại Mỹ, sau đó Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ trước khi gửi về Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp về giấy tờ không được cấp Apostille

Hộ chiếu Việt Nam có được cấp Apostille không?

Không có quy định loại trừ chung tất cả hộ chiếu tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 293. Tuy nhiên, không nên mặc định hộ chiếu gốc được đóng Apostille. Cần phân biệt bản gốc và bản sao chứng thực, đồng thời xem xét điều kiện của cơ quan cấp.

Bản sao hộ chiếu công chứng có xin Apostille được không?

Có thể được xem xét đối với văn bản công chứng, chứng thực hợp lệ, nhưng không mặc nhiên được cấp. Điều kiện phụ thuộc tính hợp pháp của bản sao, phạm vi chứng thực và các yêu cầu khác.

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa có được Apostille không?

Cần kiểm tra danh mục áp dụng tại Việt Nam và ngoại lệ đối với giấy tờ thương mại, hải quan. Không nên kết luận tất cả giấy chứng nhận xuất xứ đều bị loại trừ.

Giấy tờ do Đại sứ quán Việt Nam cấp có xin Apostille tại Việt Nam được không?

Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự Việt Nam lập, cấp khi thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự thuộc nhóm không nằm trong phạm vi cấp Apostille theo điểm a khoản 1 Điều 11.

Giấy tờ bị tẩy xóa có thể công chứng rồi xin Apostille không?

Công chứng không tự động khắc phục việc giấy tờ gốc bị sửa chữa trái phép. Cần làm rõ tình trạng giấy tờ và xử lý với cơ quan phát hành.

Giấy tờ không được Apostille có bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự không?

Không phải trong mọi trường hợp. Tùy loại tài liệu, quốc gia sử dụng và quy định miễn hoặc yêu cầu xác thực riêng, có thể phải làm thủ tục khác hoặc không cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/09/2026 có phải làm lại không?

Không mặc nhiên phải làm lại. Cần xem xét Điều 36 Nghị định 293 về cơ chế chuyển tiếp và yêu cầu tiếp nhận.

Apostille có thời hạn bao lâu?

Công ước không đặt ra một thời hạn hết hiệu lực chung cho mọi chứng nhận Apostille. Tuy nhiên, giấy tờ gốc và cơ quan tiếp nhận có thể có yêu cầu riêng về thời hạn hoặc tính cập nhật.

Giấy tờ không được Apostille có ảnh hưởng đến hồ sơ visa không?

Có thể ảnh hưởng nếu cơ quan xét duyệt yêu cầu giấy tờ phải được xác thực theo hình thức cụ thể. Apostille không thay thế visa và không quyết định kết quả xét duyệt thị thực.

Nộp giấy tờ bị từ chối Apostille ở đâu để xử lý?

Nếu nguyên nhân là sai sót hoặc tình trạng pháp lý của giấy tờ, cần liên hệ cơ quan phát hành. Nếu cần làm rõ phạm vi chứng nhận, có thể liên hệ cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille. Trường hợp cần thủ tục lãnh sự khác, thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận và cơ quan có thẩm quyền tương ứng.

Cần xử lý giấy tờ pháp lý, thương mại quốc tế chuẩn xác? Việc xác định sai thủ tục giữa Apostille, chứng nhận lãnh sự hay chứng thực tài liệu thương mại có thể khiến doanh nghiệp chịu tổn thất lớn về chi phí lưu kho bãi và chậm trễ lịch trình. Để đảm bảo hồ sơ pháp lý, giấy phép lao động hoặc chứng từ của bạn hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên, hãy liên hệ Sài Thành Tourist để được tư vấn xử lý trọn gói.

SÀI THÀNH TOURIST  CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG – DỊCH VỤ – DU LỊCH SÀI THÀNH

Địa chỉ: 84A/8 Trần Hữu Trang, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0917 819 179

Website: https://saithanhtourist.vn/