NGƯỜI VIỆT ĐỊNH CƯ TẠI MỸ GỬI GIẤY TỜ VỀ VIỆT NAM CẦN LÀM THỦ TỤC GÌ?

1. Giới thiệu tổng quan

Hiện nay, rất nhiều người Việt định cư tại Mỹ cần gửi giấy tờ về Việt Nam để:

• Làm visa thăm thân
• Làm thẻ tạm trú
• Đăng ký kết hôn
• Mua bán tài sản
• Làm thủ tục pháp lý

Tuy nhiên, một câu hỏi rất phổ biến là:

“Gửi giấy về là dùng được luôn hay phải làm thêm thủ tục gì?”

à Không thể sử dụng trực tiếp mà Phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

2. Khái niệm và căn cứ pháp lý

Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP: Giấy tờ do nước ngoài cấp muốn sử dụng tại Việt Nam phải: Được hợp pháp hóa lãnh sự

3. Khi nào cần thực hiện thủ tục này?

Bạn cần làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ khi:

• Nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước Việt Nam
• Làm các thủ tục hành chính, pháp lý

Ví dụ thực tế:

• Giấy ủy quyền về Việt Nam
• Giấy xác nhận độc thân
• Giấy kết hôn
• Giấy khai sinh
• Bằng cấp

4. Đối tượng cần sử dụng

Thủ tục này áp dụng cho:

• Người Việt định cư tại Mỹ
• Việt kiều
• Người mang quốc tịch Mỹ có giấy tờ từ Mỹ

5. Quy trình thực hiện chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất trong thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ:

Bước 1: Công chứng (Notary tại Mỹ)

Xác nhận chữ ký hoặc bản sao

Bước 2: Xin Apostille tại bang

Xác nhận chữ ký của Notary

Bước 3: Hợp pháp hóa tại Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ

Đây là bước bắt buộc để sử dụng tại Việt Nam

Bước 4: Dịch thuật công chứng tại Việt Nam

Hoàn tất hồ sơ sử dụng: Sau khi hoàn thành đủ 4 bước, giấy tờ mới hợp lệ

6. Hồ sơ cần chuẩn bị

Nhóm 1: Giấy tờ đối với diện "Cá nhân tự lập" (Ủy quyền, Cam kết...)

Nếu bạn cần làm Giấy ủy quyền bán nhà, ủy quyền nuôi con, giấy cam kết tài sản, hay hợp đồng dân sự... bạn cần chuẩn bị:

• Bản thảo giấy tờ (Draft): Đánh máy sẵn nội dung cần ủy quyền bằng tiếng Anh hoặc song ngữ Anh - Việt. Lưu ý là để trống phần chữ ký, bạn chỉ được ký khi đứng trước mặt Công chứng viên (Notary Public) tại Mỹ.
• Mẫu lời chứng của Tiểu bang (Wording/Jurat form): Mỗi bang tại Mỹ (California, Texas, Washington...) có một form chuẩn riêng để xác nhận chữ ký. Bạn cần in sẵn tờ form này kẹp cùng bản thảo để yêu cầu Notary điền vào. (Nếu Notary chỉ đóng mộc tròn mà thiếu form này, hồ sơ sẽ rớt ngay ở cấp Bang).
• Giấy tờ tùy thân hợp lệ (ID): Bằng lái xe Mỹ (Driver's License), Thẻ xanh (Green Card) hoặc Hộ chiếu (Mỹ/Việt Nam) còn hạn để xuất trình cho Notary Public kiểm tra nhân thân.

Nhóm 2: Giấy tờ đối với diện "Cơ quan nhà nước Mỹ cấp" (Khai sinh, Kết hôn, Bản án...)

Đối với nhóm giấy tờ hộ tịch (Vital Records) này, bạn KHÔNG ĐƯỢC mang bản photo ra Notary Public. Bạn cần chuẩn bị:

• Bản Trích lục gốc (Certified Copy): Bạn phải liên hệ trực tiếp với cơ quan lục sự (County Clerk hoặc Văn phòng Vital Records) của quận/bang nơi phát hành giấy tờ để xin cấp một bản trích lục gốc mới nhất. Bản này thường có mộc dập nổi, chữ ký tay hoặc in trên giấy bảo an chống giả.
• Giấy tờ tùy thân hợp lệ (ID): Dùng để làm thủ tục xin cấp bản Certified Copy tại cơ quan nhà nước Mỹ.

Bộ Hồ Sơ Xin Hợp Pháp Hóa Tại Lãnh Sự Quán VN (Bước Cuối)

Sau khi tài liệu của bạn đã có con dấu xác nhận của Đổng lý Bang (Secretary of State - Cấp 2), bạn cần gom bộ hồ sơ sau để gửi bưu điện đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ:

• 01 Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự: Khai trực tuyến trên website của Bộ Ngoại giao (Mẫu LS/HPH-2012/TK), sau đó in ra và ký tên.
• Bản gốc tài liệu: Tờ giấy đã được đóng dấu của tiểu bang Mỹ (Lưu ý: Tuyệt đối không tháo ghim niêm phong của tài liệu).
• 01 Bản photo tài liệu: Photo trắng đen toàn bộ các trang (bao gồm cả trang có dấu của Bang) để Lãnh sự quán lưu hồ sơ.
• 01 Bản photo giấy tờ tùy thân: Photo mặt trước và mặt sau Hộ chiếu hoặc Bằng lái xe của người đứng tên nộp đơn (Không cần công chứng bản photo này).
• Lệ phí xử lý: Chuẩn bị Money Order hoặc Cashier's Check với số tiền tương ứng, phần người nhận ghi rõ tên cơ quan Lãnh sự Việt Nam (ví dụ: "Embassy of Vietnam").
• Phong bì gửi trả kết quả (Pre-paid envelope): Mua sẵn một phong bì của USPS (Priority Mail) hoặc FedEx, dán sẵn tem trả trước và ghi rõ địa chỉ nhà bạn tại Mỹ để Lãnh sự quán gửi trả hồ sơ sau khi dán tem đỏ xong.

7. Những lỗi thường gặp

• Nghĩ gửi giấy về là dùng được
• Chỉ công chứng mà không hợp pháp hóa
• Làm sai thứ tự quy trình

Đây là những lỗi khiến hồ sơ bị trả rất nhiều

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tôi đã gửi giấy ủy quyền từ Mỹ về Việt Nam rồi, giờ tôi có thể nhờ người nhà mang lên Lãnh sự quán Mỹ tại TP.HCM hoặc Đại sứ quán Mỹ tại Hà Nội để "Hợp pháp hóa" được không? Trả lời: KHÔNG ĐƯỢC. Lãnh sự quán Mỹ tại Việt Nam không có thẩm quyền hợp pháp hóa hay xác thực con dấu công chứng của các tiểu bang tại Mỹ. Giấy tờ lập tại Mỹ phải được xử lý tại Mỹ (qua Đổng lý Bang và Đại sứ quán VN tại Mỹ) trước khi gửi về Việt Nam.

2. Tôi muốn gửi Giấy khai sinh của con (sinh ở Mỹ) về Việt Nam để làm thủ tục nhập tịch. Tôi cần gửi bản gốc hay bản photo? Trả lời: Bạn bắt buộc phải nộp bản Trích lục gốc (Certified Copy) do County/State tại Mỹ cấp (thường có dấu dập nổi hoặc in trên giấy bảo an). Tuyệt đối không dùng bản photo có mộc Notary.

3. Tôi có thể làm Giấy ủy quyền bán nhà trọn gói tại Lãnh sự quán Việt Nam ở Mỹ luôn thay vì ra Notary không? Trả lời: Có thể. Nếu bạn đang sống gần Washington D.C., San Francisco, Houston hay New York, bạn có thể đích thân đến Lãnh sự quán Việt Nam để lập và ký giấy ủy quyền trước mặt viên chức lãnh sự VN. Thủ tục này gọi là "Công chứng lãnh sự", sổ sẽ dùng được ngay tại VN. Tuy nhiên, nếu bạn ở xa, việc đi lại tốn kém tiền vé máy bay thì làm theo quy trình Hợp pháp hóa lãnh sự (như bài viết này) sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều.

9. Dịch vụ tại Sài Thành Tourist

Sài Thành Tourist hỗ trợ:

✔ Hợp pháp hóa giấy tờ từ Mỹ
✔ Tư vấn quy trình đúng
✔ Dịch thuật công chứng chuẩn
✔ Hỗ trợ hồ sơ trọn gói

Sài Thành Tourist
84A/8 Trần Hữu Trang, Phường Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0985 125 345 – 0917 819 179
Website: www.saithanhtourist.vn